Описание бизнес-процессов. Рисуем карту бизнеса

09.08.2017, 10:08

О бизнес-процессах и процессном управлении говорят уже давно. Но далеко не многие решаются использовать такой подход в менеджменте. Ведь чтобы получить от него реальную пользу, необходимо проделать достаточно длинный и трудоемкий путь, который начинается с описания бизнес-процессов. Что такое бизнес-процессы, зачем и как их описывать? Об этом сегодня рассказываем в нашей статье.

Процесс пошел. Что такое процессы бизнеса?

Деятельность любого бизнеса, даже самого небольшого, – это набор запланированных последовательных шагов, своеобразная цепочка действий. Выполняя их, мы используем определенные ресурсы и получаем необходимый результат. Компания таким образом функционирует и реализует задуманное.

Для понимания сути бизнес-процесса и его составляющих очень часто приводят пример со стиркой или с мытьем посуды.

Например, любая производственная компания в своей деятельности должна закупать сырье, перерабатывать его, производить продукт, упаковывать, доставлять покупателям и т.д. Эти действия и есть бизнес-процессы. Все они тесно взаимосвязаны, требуют определенных ресурсов и вместе составляют общую модель бизнеса.

Процессы разные нужны, процессы разные важны

У каждого процесса свое предназначение. Поэтому в процессном управлении принято выделять три вида бизнес-процессов: основные, управляющие и поддерживающие.

Блок основных процессов – это та деятельность, которая приносит компании прибыль, то, ради чего бизнес был создан. Например, это все операции, которые нацелены на создание главного продукта компании: товара или услуги.

Поддерживающими называют те процессы, которые помогают осуществлять главные операции, обеспечивают эти процессы ресурсами и прочее. К примеру, это может быть кадровая служба, ИТ, бухгалтерия и т.д.

Над всеми процессами стоят управляющие. Это стратегическое управление компанией, которое задает вектор развития и ставит цели.

Описание бизнес-процессов. Как это выглядит?

Начать описание бизнес-процессов нужно с выделения всех существующих в компании операций и разбивки их на виды (главные, поддерживающие, управляющие).

Каждый процесс имеет:

  • Вход (это тот ресурс, который запускает начало процесса: информация, сырье и т.д.);
  • Выход (результат процесса);
  • Владельца (лицо, отвечающее за достижение запланированного результата, вносящее правки и улучшения в процесс);
  • Поставщика (тот, кто обеспечивает процесс входящим ресурсом);
  • Потребителя или клиента (тот, кто заинтересован в результате процесса, он может быть внутренним (сотрудники компании) или внешним (клиенты, поставщики, партнеры)).
  •  
    Как правило, процессы описывают на нескольких уровнях. В самом простом варианте их два: верхний и нижний. На верхнем уровне описание происходит укрупненно, не вдаваясь в детали. А нижний уровень описывает каждый процесс подпроцессами и отдельными процедурами.

    Сначала процессы описывают в состоянии как есть, а затем видя все пробелы и нестыковки, рисуют то, как должно быть.

    Для описания процессов существуют специальные нотации (BPMN, IDEF0, eEPC и т.д.). Это способы изображения процессов, использующие свои условных обозначения. А уже непосредственно для построения используют специальные программы (Business Studio, Microsoft Visio и др.). В них можно подробно описать каждый процесс, графически его представить, создать карту всех бизнес-процессов, блок-схемы каждого процесса в отдельности и т.д..

    В итоге вы получаете наглядное представление каждого процесса, где четко видно, кто за него отвечает и с кем взаимодействует, какие ресурсы и когда необходимы, что нужно для получения запланированного результата и самое главное – как можно улучшить этот процесс.

    С чего начать описание бизнес-процессов?

    Если вы решили внедрять в своей компании процессный подход, то для описания бизнес-процессов лучше всего пригласить консультантов. Специалисты помогут успешно справиться с этой задачей. У них есть необходимый опыт и доступ к программному обеспечению.

    Внутри компании также нужно провести подготовительные работы. Выбрать рабочую группу, ответственную за реализацию проекта. Донести всему персоналу его необходимость, цели и их задачи. Сотрудники должны содействовать в процессе внедрения такого подхода. С ними будет проводиться ряд интервью для понимания специфики работ и более эффективного описания их функций и всех бизнес-процессов.

    Будьте готовы к тому, что проект внедрения может затянуться на несколько месяцев.

    Процессный подход. В чем сила?

    В чем же польза процессного подхода и зачем компании нужно описание бизнес-процессов?

    Самое главное – это возможность увидеть взаимодействие всех подразделений компании и понять, где могут возникать сбои и ошибки. Описывая бизнес-процессы, вы также можете увидеть дублирующие функции, недостающие кадровые единицы и т.д.

    Кроме того процессный подход помогает в построении системы мотивации сотрудников. Каждый сотрудник понимает свою роль в бизнес-процессах, зону ответственности и результат работы. Если процессы компании прописаны, легче проходит адаптация сотрудников, разработка должностных инструкций и постановка KPI.

    В целом процессный подход при его правильном использовании делает бизнес более прозрачным и управляемым.

    Это основные моменты процессного подхода. Надеемся мы были вам полезны. Успешных вам управленческих решений.

     

    Хотите регулярно получать новые материалы сайта на электронную почту? Подпишитесь на нашу рассылку