Опис бізнес-процесів компанії. Кому, навіщо і як?

06.03.2014, 09:03

Кожен відповідальний керівник або власник бізнесу хоче зробити свою компанію більш ефективною і прибутковою. Управлінець, який думає про майбутнє, буде прагнути до вдосконалення свого бізнесу. І опис або моделювання бізнес-процесів – це один з ефективних інструментів поліпшення системи управління бізнесу та його показників.

Що називають бізнес-процесом?

Давайте почнемо з визначення самого поняття «бізнес-процес». Що це таке і чому він важливий для будь-якої організації? Бізнес-процес компанії – це набір пов’язаних між собою дій і функцій, які необхідні для виробництва певного результату, що має цінність для зовнішнього або внутрішнього споживача.

Про моделювання бізнес-процесів у нас заговорили не так давно. Цей підхід лежить в основі процесного управління компанії, коли всі завдання і вся діяльність організації подаються у вигляді комплексу різних процесів, пов’язаних і взаємодіючих між собою. Багато експертів вважають такий підхід в організації діяльності компанії найбільш ефективним.

«Найголовніша перевага процесного управління компанії – це орієнтир на результат при оптимальному способі його досягнення. – Говорить Наталія Погрібна, комерційний директор аудиторсько-консалтингової Корпорації «Глобал Консалтинг», фахівець з операційного консалтингу. – Коли ми виділяємо в діяльності компанії окремі процеси, ми можемо домогтися більш ефективного виконання робіт, так як можемо призначити відповідального за роботу цього процесу, можемо запланувати результат і проконтролювати весь шлях його досягнення. Ми можемо також, виходячи з цього, вибудувати найбільш оптимальну систему мотивації для співробітників, що працюють на певному процесі, і домогтися, таким чином, більшої продуктивності в роботі».

Як виділити бізнес-процеси в своїй компанії?

Почати потрібно з розуміння того, що виділяють кілька видів бізнес -процесів. У самому простому підході всі бізнес-процеси можна розділити на три види: основні (операційні ), керуючі та підтримуючі або допоміжні бізнес-процеси. Коротенько про кожен з них.

До основних, головних процесів, як видно з їх назви, належать ті, які безпосередньо приносять компанії прибуток. Це ті функції, які спрямовані на створення продуктів або послуг компанії.

До допоміжних або підтримуючих відносяться ті, які підтримують основні бізнес-процеси, роблять можливим їх виконання. Наприклад, підбір персоналу або фінансова служба та ін.

І нарешті, керуючі бізнес-процеси – це функції, які відповідають за управління та розвиток всієї організації, і сюди, в першу чергу, відноситься стратегічне управління.

Також для того щоб виділити бізнес-процеси компанії, необхідно знати про те, що вони незалежно від типу можуть бути декількох рівнів. Як правило, це верхній рівень і нижній. Процеси верхнього рівня – це так званий ланцюжок створення цінності компанії. Або, інакше кажучи, на цьому рівні діяльність компанії описується крупно , «погляд зверху», не вдаючись у деталізацію і подробиці. Більш детальний опис діяльності відбувається на нижньому рівні.

Ще один важливий момент – опис бізнес-процесів на першому етапі має здійснюватися за принципом «як є». Тобто, потрібно описувати ту ситуацію, яка є на даний момент в компанії. А вже потім, проаналізувавши «вузькі місця» і виявивши всі проблеми, застосовувати до описаних бізнес-процесів принцип «як треба» або «як має бути».

Вхід-процес-результат бізнес-процесу

При описі бізнес-процесів потрібно пам’ятати про те, що для виконання кожного процесу необхідна «сировина», щось, що отримують фахівці, які працюють на цьому процесі. «У кожного виділеного бізнес-процесу має бути результат і вхідні ресурси, які необхідні для отримання цього результату. І при більш детальному описі бізнес-процесів компанії варто про це пам’ятати і відображати це. Також у кожного процесу є свій постачальник і споживач, який зацікавлений в отриманні результату або, інакше кажучи, виходу бізнес-процесу. Він може бути внутрішнім (співробітник компанії) або ж зовнішнім (покупці, клієнти, постачальники та ін.)», – розповідає Наталя Погрібна.

Крім того, кожен бізнес-процес має свого керівника або менеджера. Це співробітник, який відповідає за ефективне виконання процесу. В окремих випадках у бізнес-процесу може бути також власник – це управлінець, який має повноваження оптимізувати, змінювати бізнес-процес та ін.

Навіщо ці складнощі або що дає процесний підхід?

На перший погляд, може здатися, що опис або моделювання бізнес-процесів, їх оптимізація – це марна трата часу для управлінської ланки компанії. Але якщо підійти до впровадження процесного підходу правильно, визначити свої цілі і завдання, то можна домогтися дійсно високих результатів і зробити свій бізнес більш ефективним.

Що може дати процесний підхід організації, розповідає Наталя Погрібна: «Впровадження процесного підходу в компанії може зробити бізнес більш прозорим і передбачуваним, керованим, контрольованим. Він може допомогти побудувати дійсно працюючу систему мотивації для співробітників, коли кожен буде зацікавлений в досягненні результату. Це також можливість поліпшити взаємодію між відділами компанії і співробітниками. Коли процеси організації формалізовані і прописані, це зменшує вплив людського фактора, полегшує і прискорює процес адаптації співробітників. І це далеко не повний список переваг процесного підходу. Однак перш ніж зважитися на такий крок, слід ретельно проаналізувати діяльність своєї компанії і її завдання, щоб зрозуміти, чи дійсно процесне управління допоможе вам у досягненні поставлених цілей».

Моделюванням та оптимізацією бізнес-процесів повинні займатися фахівці з відповідною компетенцією та досвідом. Вони повинні володіти необхідними знаннями та методиками. Тому для роботи над таким проектом доцільно залучити консультантів, які правильно організують всю роботу по опису та інжинірингу бізнес-процесів вашої компанії.

І наостанок хочеться відзначити, що впровадження процесного підходу в організації не може відбуватися в наказовому порядку. Це має бути не тільки рішення і бажання керівника, але й його співробітників на всіх рівнях. Всі повинні розуміти переваги, свою роль в процесі і вигоди для себе. Домогтися цього можна за допомогою проведення спеціальних заходів та залучення співробітників до обговорення і виділення бізнес-процесів компанії. Завдяки цьому ви зможете створити дійсно ефективну систему менеджменту в компанії , невід’ємною частиною якої буде управління процесами.

Якщо хочете постійно отримувати свіжі матеріали від Корпорації «Глобал Консалтинг», підпишіться на щотижневу розсилку, і анонси матеріалів будуть приходити до вас на пошту