Опис бізнес-процесів. Малюємо карту бізнесу

09.08.2017, 10:08

Про бізнес-процесиі процесне управління кажуть уже давно. Але далеко не всі наважуються використовувати такий підхід в менеджменті. Адже щоб отримати від нього реальну користь, необхідно виконати досить довгий і трудомісткий шлях, який починається з опису бізнес-процесів. Що таке бізнес-процеси, навіщо і як їх описувати? Про це сьогодні розповідаємо в нашій статті.

Процес пішов. Що таке бізнес-процеси?

Діяльність будь-якого бізнесу, навіть самого невеликого, – це набір запланованих послідовних кроків, своєрідна ланцюжок дій. Виконуючи їх, ми використовуємо певні ресурси і отримуємо необхідний результат. Компанія таким чином функціонує і реалізує задумане.

Для розуміння суті бізнес-процесу і його складових дуже часто наводять приклад з пранням або з миттям посуду.

Наприклад, будь-яка виробнича компанія у своїй діяльності повинна закуповувати сировину, переробляти її, виробляти продукт, упаковувати, доставляти покупцям та інше. Ці дії і є бізнес-процеси. Всі вони тісно пов’язані між собою, вимагають певних ресурсів і разом складають загальну модель бізнесу.

Процеси різні потрібні, процеси різні важливі

У кожного процесу своє призначення. Тому в процесному управлінні прийнято виділяти три види бізнес-процесів: основні, керуючі і підтримують.

Блок основних процесів – це та діяльність, яка приносить компанії прибуток, то, заради чого бізнес був створений. Наприклад, це всі операції, які націлені на створення головного продукту компанії: товару або послуги.

Підтримуючи називають ті процеси, які допомагають здійснювати основні операції, забезпечують ці процеси ресурсами та інше. Наприклад, це може бути кадрова служба, ІТ, бухгалтерія тощо.

Над усіма процесами стоять керуючі. Це стратегічне управління компанією, яке задає вектор розвитку і ставить цілі.

Опис бізнес-процесів. Як це виглядає?

Почати опис бізнес-процесів потрібно з виділення всіх існуючих в компанії операцій і роз’єднання їх на види (головні, підтримують, керуючі).

Кожен процес має:

  • Вхід (це той ресурс, який запускає початок процесу: інформація, сировину і т.д.);
  • Вихід (результат процесу);
  • Власника (особа, яка відповідає за досягнення запланованого результату, вносить правки і поліпшення в процес);
  • Постачальника (той, хто забезпечує процес входять ресурсом);
  • Споживача або клієнта (той, хто зацікавлений в результаті процесу, він може бути внутрішнім (співробітники компанії) або зовнішнім (клієнти, постачальники, партнери)).
  •  
    Як правило, процеси описують на декількох рівнях. У найпростішому варіанті їх два: верхній і нижній. На верхньому рівні опис відбувається укрупненно, не вдаючись у деталі. А нижній рівень описує кожен процес підпроцесами і окремими процедурами.

    Спочатку процеси описують в стані як є, а потім бачачи все прогалини і нестиковки, малюють те, як має бути.

    Для опису процесів існують спеціальні нотації (BPMN, IDEF0, eEPC і т.д.). Це способи зображення процесів, які використовують свої умовних позначення. А вже безпосередньо для побудови використовують спеціальні програми (Business Studio, Microsoft Visio і ін.). У них можна докладно описати кожен процес, графічно його уявити, створити карту всіх бізнес-процесів, блок-схеми кожного процесу окремо та ін ..

    У підсумку ви отримуєте очне уявлення кожного процесу, де чітко видно, хто за нього відповідає і з ким взаємодіє, які ресурси і коли необхідні, що потрібно для отримання запланованого результату і найголовніше – як можна поліпшити цей процес.

    З чого почати опис бізнес-процесів?

    Якщо ви вирішили впроваджувати в своїй компанії процесний підхід, то для опису бізнес-процесів найкраще запросити консультантів. Фахівці допоможуть успішно впоратися з цим завданням. У них є необхідний досвід і доступ до програмного забезпечення.

    Усередині компанії також потрібно провести підготовчі роботи. Вибрати робочу групу, відповідальну за реалізацію проекту. Донести всьому персоналу його необхідність, цілі та їх завдання. Співробітники повинні сприяти в процесі впровадження такого підходу. З ними буде проводитися ряд інтерв’ю для розуміння специфіки робіт і ефективнішого опису їх функцій і всіх бізнес-процесів.

    Будьте готові до того, що проект впровадження може затягнутися на кілька місяців.

    Процесний підхід. У чому сила?

    У чому ж користь процесного підходу і навіщо компанії потрібно опис бізнес-процесів?

    Найголовніше – це можливість побачити взаємодію всіх підрозділів компанії і зрозуміти, де можуть виникати збої і помилки. Описуючи бізнес-процеси, ви також можете побачити дублюючі функції, відсутні кадрові одиниці та ін.

    Крім того процесний підхід допомагає в побудові системи мотивації співробітників. Кожен співробітник розуміє свою роль в бізнес-процесах, зону відповідальності і результат роботи. Якщо процеси компанії прописані, легше проходить адаптація працівників, розробка посадових інструкцій і постановка KPI.

    В цілому процесний підхід при його правильному використанні робить бізнес більш прозорим і керованим.

    Це основні моменти процесного підходу. Сподіваємося ми були вам корисні. Успішних вам управлінських рішень.

     

    Якщо хочете постійно отримувати свіжі матеріали від Корпорації «Глобал Консалтинг», підпишіться на щотижневу розсилку, і анонси матеріалів будуть приходити до вас на пошту