Кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям украинского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Кадровый аудит необходим для:

  • оценки фактического состояния кадрового делопроизводства и правильности его ведения;
  • выявления случаев несоблюдения законов с описанием рисков и меры ответственности за нарушения;
  • устранения нарушений закона путём изготовления недостающих документов до возникновения спорных ситуаций и конфликтов.

Кадровый аудит проводится в случае:

  • изменений в составе руководства компании или смена собственника;
  • увольнения или переходе на другую работу менеджера по персоналу;
  • подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов;
  • оформления кадровых документов для передачи на архивное хранение.

Результаты кадрового аудита:

  • реальное представление о положении дел с кадровым делопроизводством и состоянием кадровых документов;
  • выявление всех случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения;
  • обоснованный план действий (рекомендации) по приведению в соответствие кадровой документации.

Недостатки проведения кадрового аудита своими силами:

  • большие временные затраты работника кадровой службы на аудит кадровой документации;
  • отсутствие специалиста, который будет заниматься кадровой работой на время проведения аудита;
  • недоскональный аудит в силу незаинтересованности работника кадровой службы в выявлении нарушений собственной работы

Оптимальный результат при проверке кадровых документов достигается исключительно при работе команды специалистов в области трудового права и кадрового делопроизводства.

Услуги кадрового аудита

Целевой (выборочный) кадровый аудит

В большинстве случаев является оптимальным видом аудита для больших предприятий с численностью работников от 100 человек. Заключается в проверке документов в отношении 20/50 работников. Проведение целевого кадрового аудита позволяет организации быстро и качественно оценить ситуацию в области ведения кадрового делопроизводства и соблюдения трудового законодательства.

Выборочный кадровый аудит

Проведение проверки документов с указанием в экспертном заключении вида нарушения закона и двух-трёх примеров такого нарушения.
По итогам проведения выборочного кадрового аудита организации предоставляется экспертное заключение, содержащее информацию относительно видов допущенных нарушений, без указания на их точное количество (т.е. указывается, например, что в приказах о предоставлении отпусков отсутствует подпись работника и приводится в качестве примера ссылка на два-три приказа, где нет подписи работника, без перечисления всех иных приказов, где содержалось такое нарушение).

Кадровый аудит в полном объеме

Проводится с указанием всех допущенных нарушений в области оформления трудовых отношений. Идеально подходит для предприятий с небольшой численностью (до 100 человек)
По итогам проведения кадрового аудита в полном объеме в экспертном заключении отражается не только вид нарушения, но и все без исключения документы, в которых такое нарушение было выявлено.
Кадровый аудит в полном объёме – требует временных и финансовых затрат.

Этапы проведения кадрового аудита

  1. Изучение перечня кадровых документов, которые ведутся на предприятии, порядок их утверждения и соответствие действующему законодательству Украины.
  2. Выявление недостатков и их анализ, с предоставлением описания (подробность описания зависит от метода проведения аудита).
  3. Квалификация недостатков в разрезе уровня ответственности по выявленным нарушениям.
  4. Подготовка рекомендаций по устранению выявленных нарушений или недостатков.
  5. Оформление отчета о результатах проведенного аудита.