У наших бизнесменов вырабатывается хорошая привычка – поручать выполнение важных, но напрямую не приносящих прибыли функций, специализированным фирмам. Однако случается, что руководители жалуются на отсутствие пользы и прямой выгоды от такого «поручения». Почему так бывает и как открыть для себя все преимущества бухгалтерского аутсорсинга? Наши специалисты делятся своими рекомендациями.

Аутсорсингофобия. Почему «бухгалтерия удалённо» пугает?

Почему некоторые бизнесмены до сих пор опасаются аутсорсинга и боятся следовать своим западным коллегам – отдавать практически все непрофильные процессы «на сторону»? Причин может быть несколько.
Во-первых, как уже говорилось, может сработать неудачный опыт знакомых и коллег. «Ну, раз им это не принесло пользы, значит и нам нечего делать в аутсорсинге». Так думает собственник и решает оставить все, как есть.
Во-вторых, очень сильно влияют сложившиеся традиции. У нас всегда так было: бухгалтер состоит в штате, что называется, под боком у руководителя. Все отчеты и конфиденциальная информация тоже рядом, можно все легко проконтролировать. Так надежнее и спокойнее. Но выгоднее ли с точки зрения оптимизации труда и расходов?
В-третьих, если бухгалтер в штате, его можно подгрузить еще какой-нибудь работой, выходящей за рамки его обязанностей. Однако это может быть чревато снижением качества его работы. Плюс он может просто не владеть вопросом в достаточном объеме, чтобы результативно справиться с поставленной задачей.

Чек-лист. Готовы ли вы к аутсорсингу?

Можно ли заранее понять, принесет ли бухгалтерский аутсорсинг вам пользу? Без экспертного анализа документооборота и детального просчета затрат это сделать сложно. Но для примерной оценки, подойдет ли вам такой формат организации бухгалтерского учета, Вы можете воспользоваться нашим чек-листом. Сверив себя с этими утверждениями, Вы примерно поймете, готова ли ваша компания к аутсорсингу бухгалтерских услуг.

1. Вы считаете, что силы и ресурсы приоритетней тратить на прибыльные бизнес-процессы, то есть на те функции, которые генерируют ваш доход.
2. Вы – растущая компания. У вас небольшой документооборот. Загрузить штатного бухгалтера по полной программе не всегда получается.
3. Вы уже используете формат аутсорсинга для других процессов компании, например, маркетингового, юридического, ИТ-сопровождения и т.д.
4. Вы привыкли быть в тренде. Вы применяете последние фишки и современные инструменты для организации бизнеса и управления компанией.
5. Вы уделяете большое внимание оптимизации ресурсов и работы сотрудников.
6. Вы уже «обожглись» однажды, работая с недобросовестным бухгалтером-надомником.
7. Вам сложно мотивировать сотрудников бухгалтерии.

Если Вы согласились со всеми пунктами, то, скорее всего, Вам подойдет формат аутсорсинг бухгалтерского учёта. Если же Ваше мнение расходится с большинством утверждений, то пока вам рановато переводить бухгалтерскую функцию в режим аутсорсинга. Но, возможно, такое отношение изменится, если Вы прислушаетесь к рекомендациям наших специалистов.

И теперь, собственно, фишки от наших экспертов о том, как получить максимальную пользу от аутсорсинга бухгалтерских функций.

1. А не посчитать ли нам?

Первое, что нужно сделать для максимальной пользы от аутсорсинга – детально просчитать стоимость вариантов организации бухгалтерии: специалисты в штате или ведение налогового и бухгалтерского учёта сторонней фирмой.

В первом случае Вам нужно учесть все возможные расходы, связанные с содержанием собственного штата. Это зарплата, налоги, оборудование рабочих мест, затраты на канцелярские принадлежности, социальные выплаты, командировочные, расходы на повышение квалификации, покупку лицензионного программного обеспечения и т.д.
В случае аутсорсинга, как правило, компании платят фиксированную ежемесячную сумму за услуги бухгалтерских фирм. Плюс у клиентов, которые находятся на общей системе налогообложения, есть возможность отнести сумму, затрачиваемую на аутсорсинговые услуги, в статью расходов и таким образом немного снизить налог на прибыль.
Обдумывая оба варианта, рассматривайте не только то, что вы приобретаете в каждом случае, но и то, что вы теряете. Взвесьте все нюансы, плюсы и минусы.

2. Делайте выбор, господа

Залог успешного сотрудничества с аутсорсинговой бухгалтерской фирмой и получение пользы от такого взаимодействия – добросовестный, ответственный, честный провайдер. Поэтому тщательно выбирайте бухгалтерскую фирму, которая будет предоставлять Вам услуги бухгалтерского учёта. Наши эксперты советуют, в первую очередь,  обращать внимание на квалификацию специалистов. Как правило, зайдя на сайт компании, уже можно получить необходимую информацию об уровне знаний, их опыте и т.д.. Компании обычно подробно расписывают профессиональный уровень своих специалистов, их образование, наличие дополнительных сертификатов, статусов и т.д. Еще один способ проверить квалификацию потенциальных партнеров – запросить рекомендации от их Клиентов.
«Более детально о том или ином поставщике бухгалтерских услуг можно узнать из индивидуальных встреч, в ходе которых есть возможность задать все интересующие вопросы, и незамедлительно получить аргументированные ответы. И не забывайте, что цена должна быть равна качеству и наоборот. Лучше не гнаться за дешевизной, так как «скупой платит дважды», – советует руководитель отдела аутсорсинга Корпорации «Глобал Консалтинг» Наталья Мормуль.

3. Договор – всему голова

Большое значение в эффективной передаче бухгалтерии на аутсорсинг играет договор. Он – своеобразная гарантия и официальная защита ваших прав. Уделите ему максимум внимания. Что конкретно нужно учесть? Наталья Мормуль поясняет: «При заключении договора необходимо детально изучить обязанности и ответственность обеих сторон. Выяснить, что подразумевается под «форс-мажорными обстоятельствами». Предусмотреть условия конфиденциальности для каждой из сторон договора. И наконец, самое главное – уточнить, в каком размере Исполнитель несет прямую материальную ответственность перед Заказчиком в случае ненадлежащего исполнения первым договорных отношений».
Давайте остановимся более подробно на правах и обязанностях сторон.
Наш эксперт разъясняет, что обязательно должно входить в эти пункты и на что нужно обращать особое внимание: «В обязанности Заказчика входит соблюдение сроков предоставления первичных документов, а в обязанности Исполнителя – своевременное закрытие и подача бухгалтерской и налоговой отчетности в контролирующие органы, предоставление Заказчику данных о размере обязательных налогов и платежей.
Заказчик в рамках договорных отношений обязан своевременно оплачивать услуги Исполнителя, чтобы избежать досрочного расторжения договора последним, а Исполнитель, в свою очередь, обязан своевременно подавать отчетность в контролирующие органы на основании достоверных данных.
На всех этапах работы с Заказчиком Исполнитель обязан сопровождать всевозможные проверки со стороны контролирующих органов, чтобы Заказчик чувствовал себя защищенно и комфортно при получении услуг бухгалтерского аутсорсинга».

4. Держите связь

Сразу обсудите с вашим провайдером систему обратной связи. Договоритесь, как, когда, в каком виде Вы будете получать отчеты о состоянии вашего учета, о проделанной работе и т.д. Так Вы будете контролировать процесс, владеть актуальной информацией о том, как идут дела. И будете спокойны.

5. Знать в лицо

Лучше всего познакомиться со специалистами, которые вас обслуживают, лично. Это поможет вам наладить контакт, установить доверительные отношения с исполнителем. А если специалист вас чем-то не устроит, вы всегда можете попросить его заменить.

6. Технологическая подкованность

Узнайте у будущего провайдера, какие технологии он использует в работе. Пусть он подробно расскажет, какое ПО будет использовать, каким образом будет строиться работа и т.д..

7. Главное – тандем

И в заключение Наталья Мормуль советует: «Если между заказчиком и исполнителем будет «тандем» в работе, полное взаимопонимание и сотрудничество для общего блага и успешного развития бизнеса клиента, то результат не заставит себя ждать, и выгода от работы бухгалтерского аутсорсинга не останется незаметной и неощутимой. Говоря о нашем опыте, то все плюсы от сотрудничества с аутсорсинговой фирмой клиенты отмечают в первые месяцы обслуживания».

Если у Вас остались вопросы, вы хотите более детально просчитать стоимость бухгалтерского аутсорсинга для вашей компании, обращайтесь к нашим специалистам. Будем рады помочь Вам ощутить все преимущества бухгалтерии на аутсорсинге.