Повод собраться. Как провести совещание с пользой?

Повод собраться. Как провести совещание с пользой?

Каждый руководитель проводит совещания и встречи с подчиненными. Но часто результат таких митингов довольно сомнительный. В итоге и сотрудники, и руководитель воспринимают их, как бесполезную трату времени. Как же сделать так, чтобы каждое совещание приносило максимум пользы? Ведь как ни крути, но при правильно использовании этого инструмента он помогает решать множество стратегических задач.

Что говорит статистика

meeting

К сожалению, из проведенных исследований и опросов, можно сделать вывод, что у всякого рода совещаний, летучек и собраний сложилась не очень положительная репутация.

Судите сами, портал rabota.ua провел опрос среди посетителей сайта и выяснил, что около 40% участников совещания отвлекаются на личные вопросы.
Более 60% опрошенных считают, что только лишь некоторые совещания могут принести реальную пользу. А 13% респондентов ответили, что абсолютно все встречи проводятся впустую. Но 23% опрошенных отметили, что регулярные совещания помогают в рабочем процессе.

Поэтому не стоит сбрасывать со счетов этот метод управления рабочим процессом.

Чем же он хорош?

Для начала давайте разберемся, чем могут быть полезны регулярные встречи.

  • Выработка идей. Как говорится, одна голова – хорошо, а две – лучше. Именно во время группового обсуждения рождаются наиболее эффективные и интересные идеи и решения.
  • Способ держать в курсе сотрудников по поводу целей и достижений компании, информировать о важных событиях. Совещание помогает передавать нужную информацию более эффективным образом.
  • Налаживание взаимопонимания между отделами и сотрудниками, сплочение коллектива.
  • Способ мотивации и поднятия боевого духа сотрудников.
  • Способ свести к минимуму слухи и сплетни в компании.
  • Контроль рабочего процесса.

 

Выжать максимум из совещаний

meeting1

Мы подготовили несколько рекомендаций, как организовать совещания, чтобы они не затягивались и приносили результат.
 

  • Перед митингом нужно ответить себе на вопрос, с какой целью вы собираете людей, и ответы на какие вопросы хотите получить. К слову, не лишним будет ответить на вопрос, действительно ли нужно собираться именно на совещание, возможно быстрее и целесообразнее решить вопрос другим способом и в более простой форме.
  • Составьте список целей и вопросов и заранее отправьте их всем участникам. Во время собрания продублируйте список вопросов на флипчарте, чтобы они все время были перед глазами участников. Так вы не будете отходить от темы во время обсуждения.
  • Приглашайте на совещание только тех людей, к которым тема вашей встречи имеет непосредственное отношение (они уполномочены принимать решение по данному вопросу, они будут заниматься внедрением, это эксперты в обсуждаемом вопросе и т.д.).
  • Перед выбором даты и времени согласуйте загрузку участников. Встречи не должны отвлекать от более приоритетных и важных задач.
  • Ограничьте совещание по времени. Например, известный бизнесмен Ричард Брэнсон считает, что очень редко для обсуждения одной темы требуется больше 5–10 минут. Поэтому не стоит долго рассуждать и затягивать встречу.
  • Попросите сотрудников не брать на совещание мобильные телефоны и другие средства связи, особенно если встреча планируется недлительная, минут на 10-15.
  • Контролируйте обсуждение, чтобы участники не отходили от темы встречи.
  • Подводите итог после каждого вопроса, фиксируйте принятые решения, назначайте ответственных и сроки внедрения выработанных идей.
  • Составьте резюме после совещания с принятыми решениями и отправьте на всех участников.
  • Анализируйте продуктивность совещания после его завершения. Определяйте ошибки и старайтесь их не допускать на следующей встрече.
  • Старайтесь привносить что-то новое в каждое совещание, чтобы сотрудникам было интересно на них присутствовать. Спрашивайте у них, как можно улучшить совещание.

 

Стоя, на природе, за 5 минут… Новые форматы совещаний

meeting2

Стоя
Во многих украинских компаниях уже взяли такой метод общения с сотрудниками на вооружение. Особенно подобная практика распространена в ИТ-фирмах. Эксперты считают, что такой подход повышает продуктивность встреч примерно на 30%. Участники такого совещания более сосредоточены на целях и результате.

На прогулке
Еще один вариант проведение совещания – выйти с участниками на прогулку и обсудить необходимые вопросы в такой неформальной обстановке. Свежий воздух и непринужденная атмосфера помогают в выработке интересных идей.

Экспресс-митинги
Быстрые совещания на рабочем месте, в коридоре, не отходя от оборудования на производстве также имеют место быть и заслуживают внимания. Такой формат подходит, если нужно получить быструю обратную связь и оперативно принять решение.

Виртуальное
Отличный вариант для компаний, подразделения и офисы которых находятся в разных городах или странах, или у которых есть удаленные сотрудники. Совещание можно провести по скайпу, собрав у монитора нужных участников. Причем они могут находиться в любой точке мира.

В завершении предлагаем ознакомиться с небольшой инфографикой о самых распространенных формах совещаний. Для увеличения нажмите на картинку.
meeting-infografika

Хотите регулярно получать новые материалы сайта на электронную почту? Подпишитесь на нашу рассылку

Оставить комментарий