В наше время любая сфера деятельности становится практически полностью компьютеризированной, и буквально все операции делаются в электронном виде. Это касается и бухгалтерской отчетности. Сегодня предпринимателю или бухгалтеру уже не обязательно для сдачи отчетности ехать в контролирующие органы и подолгу стоять в очередях. Можно сдавать отчеты, не отходя от компьютера, по электронной почте.По некоторым данным в Украине уже почти 40% предпринимателей и предприятий используют электронную отчетность. Это значительно экономит время и силы. Тем более что и Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» предусматривает оправку отчетов в контролирующие органы в электронном виде. И не нужно ехать в налоговую, пенсионный фонд и органы статистики, несколько часов стоять в очереди, чтобы сдать отчет в бумажном виде.
Что же нужно для того, чтобы присоединиться к числу тех, кто сдает отчеты, не выходя из дома или офиса? Мы расскажем о самых главных этапах предоставления отчетности в электронном виде.Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)
Электронная цифровая подпись или электронные ключи – это электронный вариант подписи директора, бухгалтера, а также мокрой печати для документов. Получить ключи можно бесплатно в налоговой по месту регистрации. Однако следует помнить, что такие ключи можно использовать только для отправки отчета в налоговую, для отчетности в другие органы они не подходят. ЭЦП выдают также аккредитованные центры сертификации ключей, такие ключи подходят для любой отчетности. Для получения ЭЦП необходимо заполнить соответствующее заявление, договор и предоставить комплект необходимых документов. Также при себе вам нужно иметь электронные носители (флешка или CD), на которые будут записаны ключи. Если вы ФЛП и работаете без печати, то вам нужна одна электронная подпись. Если вы юридическое лицо, то получать ЭЦП нужно в трех экземплярах: для директора, бухгалтера и для мокрой печати предприятия. Вы можете поручить процедуру получение электронной цифровой подписи специалистам, которые помогут вам в подготовке всего комплекта документов, заполнении всех заявлений и договоров, установке и настройке специального программного обеспечения. Вам останется только получить готовый сертификат и сгенерированные электронные ключи.Специальное программное обеспечение для отправки электронной отчетности
Электронные отчеты формируются и отправляются в специальной программе. Поэтому после получения ЭЦП вы должны получить и программное обеспечение для электронной отчетности. Есть бесплатные программы, в том числе и программа, которая распространяется налоговой, а есть и платные варианты. Какой вариант выбрать, зависит от ваших целей и требований.Подписание договора с контролирующим органом
Прежде чем отправлять электронные отчеты, нужно обязательно заключить договор с контролирующим органом, в который вы отправляете отчет. Таким образом, вы информируете орган о своем намерении представлять отчеты в электронном виде. В налоговую нужно отправить «Договір про визнання електронних документів». Сделать это можно по электронке или по месту регистрации на бумажном носителе. Для пенсионного фонда отправляется «Картка приєднання до договору про супровід електронних звітів в системі подання електронних звітів до ПФУ».Формирование и отправка отчетов
После того как электронная цифровая подпись получена, договор с контролирующим органом подписан, можно формировать и отчетность в электронном виде. Необходимый отчет нужно заполнить в программе, далее наложить электронную цифровую подпись и отправить через интернет в нужный орган. После отправки вам придет квитанция 1 о том, что отчет получен. Через некоторое время (возможно несколько дней) должна прийти квитанция 2 о том, что отчет принят и заполнен правильно. Если в отчете есть какие-то ошибки, они указываются в квитанции. Их нужно исправить и отправить отчет повторно.
Татьяна Майорова-Отморская, юрист, начальник отдела регистрации«Обратите внимание, что ЭЦП действительны только в течение действия договора – от 1 года до 2-х лет. И процедуру получения электронных ключей нужно повторять по истечению срока действия договора. Также стоит помнить, что при формировании электронной отчетности первой налагается ЭЦП главного бухгалтера, затем – директора и в конце – ЭЦП мокрой печати. В случае с налогоплательщиком, у которого нет бухгалтера, первой налагается ЭЦП директора, а затем – печати. Для ФЛП без бухгалтера и печати – только ЭЦП налогоплательщика».