Новый сотрудник в компании – это всегда доля риска. Он может стать первоклассным игроком команды, а может внести некий дисбаланс в слаженную работу. Чтобы этого не произошло, и новый работник максимально просто и эффективно влился в коллектив, стоит продумать систему адаптации. Что это такое, как организовать этот процесс, с чего начать? На эти и другие вопросы в статье отвечает руководитель отдела по работе с персоналом аудиторско-консалтинговой Корпорации «Глобал Консалтинг» Елена Демьяненко.

Адаптировать или нет? Вот в чем вопрос

Процесс построения адаптации имеет большое значение, как для специалиста, так и для компании. Правильно и эффективно организованный процесс адаптации помогает полнее раскрыть компетенции сотрудника и успешно пройти испытательный срок, который считается самым сложным периодом всего адаптационного процесса. Организовывая в компании такой проект, мы, как правило, преследуем несколько целей:
  • Во-первых, максимально эффективно наладить взаимодействие всей компании с новым сотрудником,
  • Во-вторых, добиться полного понимания им принципов коммуникации между сотрудниками, своих должностных обязанностей, задач и ожиданий руководства.
  В целом, весь проект построения адаптационного процесса в компании можно разделить на три этапа. Описывая каждый из них, нужно учитывать уровень должности, организационную структуру компании, численность персонала, корпоративную культуру и существующие нормы внутреннего и внешнего взаимодействия.

Три шага к успешной адаптации

  • Первый этап процесса адаптации начинается еще до выхода специалиста на работу, после всех этапов собеседований и принятия решения о его зачислении в штат.
В качестве обратной связи менеджер по персоналу направляет кандидату письмо с предложением о сотрудничестве (принятии на работу). Письмо, как правило, содержит название должности и отдела, уровень подчиненности, должностные обязанности, возможно, указание задач на испытательный срок, структуру дохода будущего сотрудника (оклад, премии и бонусы), социальный пакет, предлагаемый компанией для данной должности, условия проживания, если вступление в должность подразумевает переезд, а также дату выхода на работу. За несколько дней до выхода на работу начинается процесс подготовки рабочего места для будущего сотрудника. Как этот процесс происходит, зависит от компании. Например, у нас направляется письмо на всех участников данного процесса (системный администратор, офис-менеджер и т.д.) с описанием того, что должно быть на рабочем месте нового сотрудника: мебель, техника, программное обеспечение, какие учетные записи создаются, канцтовары, брендовые продукты компании и т.д. Также формируется программа адаптации (документ) со сроками прохождения «контрольных точек», встреч и ознакомлений с регламентами, алгоритмами. Руководитель формирует в письменном виде список задач на испытательный срок.
  • Второй этап начинается в первый рабочий день.
Всему коллективу рассылается письмо с представлением нового сотрудника: Ф.И.О., фотография, должность, отдел, номер телефона, адрес электронной почты, скайп. В этот же день происходит первичное знакомство нового сотрудника с компанией. Проводится беседа с описанием миссии компании, традиций, историей создания, продукцией (услугами) и ее потребителями, корпоративной культурой и политикой работы с персоналом. Если в компании создана корпоративная книга или видео-презентация компании, эти материалы тоже демонстрируются. Также менеджер по персоналу знакомит нового сотрудника с информацией о трудовом распорядке, режиме работы, организационной структуре. Если в компании разработан «Справочник работника», то он выдается вместе с должностной инструкцией, а также проводится экскурсия по офису. В случае пропускной системы новому специалисту оформляется доступ. Существенным моментом является подписание документов и регламентов (если есть), а также предоставление оригиналов и копий документов нового сотрудника. Список документов, которые новый сотрудник должен предоставить:
      1. Паспорт
      2. Идентификационный налоговый номер
      3. Диплом
      4. Военный билет
      5. Свидетельство о браке/разводе
      6. Свидетельство о рождении ребенка
      7. Если есть оформленное ФЛ-П, свидетельство регистрации и единого налога.
      8. Заявление о приеме на работу
  Также необходимо подготовить пакет документов, которые подписывает новый сотрудник. Возможный список (зависит от формы собственности, норм и стандартов компании):
      1. Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
      2. Трудовой договор/контракт
      3. Соглашение на обработку персональных данных
      4. Бланк личной информации
      5. Личная карточка
      6. Приказ о приеме на работу
      7. Заполнение анкеты в банк для выдачи зарплатной карты
      8. Доверенность на ведение бухгалтерии и сдачи отчетов (при взаимодействии через ФЛ-П)
 
  • На третьем этапе, после подписания и согласования формальностей, к процессу адаптации подключается непосредственный руководитель.
  Он вводит в курс дела, знакомит с коллективом (это может делать и HR, зависит от корпоративной культуры), описывает задачи на испытательный срок и критерии оценки выполнения задач. Руководитель может назначить наставника, который разъяснит специфику работы отдела и проконсультирует по текущим вопросам, скоординирует работу нового сотрудника, окажет необходимую поддержку в течение испытательного срока. Наставником может выступать и сам руководитель. Постановка задач формируется в отдельном документе. Для оценки деятельности сотрудника после прохождения испытательного срока целесообразны регулярные встречи с руководителем и новеньким, на которых обсуждаются текущие задачи и результаты деятельности. Раз в неделю менеджер по персоналу беседует с новым сотрудником, чтобы выяснить уровень его удовлетворенности работой и взаимодействием с коллективом: совпали ли ожидания и реальная ситуация. HR отвечает на возникающие вопросы сотрудника, рассказывает о процессе коммуникации и внедрения в коллектив. За несколько дней до окончания испытательного срока проводится итоговая беседа с сотрудником, на которой принимается решение о прохождении/непрохождении испытательного срока. Озвучиваются сильные/слабые стороны профессиональной деятельности, перспективы сотрудничества (в случае прохождения испытательного срока). Сотруднику дается для заполнения «Анкета адаптации сотрудника» для выявления удовлетворенности работой и с целью усовершенствования процесса адаптации в будущем. На этом процесс адаптации не заканчивается, в среднем он может длиться от 3 месяцев до полугода, все зависит от должности и компании. Не стоит забывать о том, что сотрудникам нужно уделять время всегда и вне зависимости от того, сколько он с вами: месяц или годы. Ведь, любая компания – это, прежде всего, люди и именно от их слаженной и продуктивной работы зависит ее успешное развитие и репутация, как работодателя. Поэтому правильно адаптируйте ваших сотрудников, прислушивайтесь к ним и старайтесь создавать максимально прозрачные и честные взаимоотношения. Хороших вам сотрудников! [contact-form-7 id=»655″ title=»Форма в шапке»]