!!! Обращаем Ваше внимание, что Корпорация «Глобал Консалтинг» на данный момент не предоставляет услуги по описанию бизнес-процессов.
О бизнес-процессах и процессном управлении говорят уже давно. Но далеко не многие решаются использовать такой подход в менеджменте. Ведь чтобы получить от него реальную пользу, необходимо проделать достаточно длинный и трудоемкий путь, который начинается с описания бизнес-процессов. Что такое бизнес-процессы, зачем и как их описывать? Об этом сегодня рассказываем в нашей статье.
Процесс пошел. Что такое процессы бизнеса?
Деятельность любого бизнеса, даже самого небольшого, – это набор запланированных последовательных шагов, своеобразная цепочка действий. Выполняя их, мы используем определенные ресурсы и получаем необходимый результат. Компания таким образом функционирует и реализует задуманное.
Для понимания сути бизнес-процесса и его составляющих очень часто приводят пример со стиркой или с мытьем посуды.
Например, любая производственная компания в своей деятельности должна закупать сырье, перерабатывать его, производить продукт, упаковывать, доставлять покупателям и т.д. Эти действия и есть бизнес-процессы. Все они тесно взаимосвязаны, требуют определенных ресурсов и вместе составляют общую модель бизнеса.
Процессы разные нужны, процессы разные важны
У каждого процесса свое предназначение. Поэтому в процессном управлении принято выделять три вида бизнес-процессов: основные, управляющие и поддерживающие.
Блок основных процессов – это та деятельность, которая приносит компании прибыль, то, ради чего бизнес был создан. Например, это все операции, которые нацелены на создание главного продукта компании: товара или услуги.
Поддерживающими называют те процессы, которые помогают осуществлять главные операции, обеспечивают эти процессы ресурсами и прочее. К примеру, это может быть кадровая служба, ИТ, бухгалтерия и т.д.
Над всеми процессами стоят управляющие. Это стратегическое управление компанией, которое задает вектор развития и ставит цели.
Описание бизнес-процессов. Как это выглядит?
Начать описание бизнес-процессов нужно с выделения всех существующих в компании операций и разбивки их на виды (главные, поддерживающие, управляющие).
Каждый процесс имеет:
- Вход (это тот ресурс, который запускает начало процесса: информация, сырье и т.д.);
- Выход (результат процесса);
- Владельца (лицо, отвечающее за достижение запланированного результата, вносящее правки и улучшения в процесс);
- Поставщика (тот, кто обеспечивает процесс входящим ресурсом);
- Потребителя или клиента (тот, кто заинтересован в результате процесса, он может быть внутренним (сотрудники компании) или внешним (клиенты, поставщики, партнеры)).
Как правило, процессы описывают на нескольких уровнях. В самом простом варианте их два: верхний и нижний. На верхнем уровне описание происходит укрупненно, не вдаваясь в детали. А нижний уровень описывает каждый процесс подпроцессами и отдельными процедурами.
Сначала процессы описывают в состоянии как есть, а затем видя все пробелы и нестыковки, рисуют то, как должно быть.
Для описания процессов существуют специальные нотации (BPMN, IDEF0, eEPC и т.д.). Это способы изображения процессов, использующие свои условных обозначения. А уже непосредственно для построения используют специальные программы (Business Studio, Microsoft Visio и др.). В них можно подробно описать каждый процесс, графически его представить, создать карту всех бизнес-процессов, блок-схемы каждого процесса в отдельности и т.д..
В итоге вы получаете наглядное представление каждого процесса, где четко видно, кто за него отвечает и с кем взаимодействует, какие ресурсы и когда необходимы, что нужно для получения запланированного результата и самое главное – как можно улучшить этот процесс.
С чего начать описание бизнес-процессов?
Если вы решили внедрять в своей компании процессный подход, то для описания бизнес-процессов лучше всего пригласить консультантов. Специалисты помогут успешно справиться с этой задачей. У них есть необходимый опыт и доступ к программному обеспечению.
Внутри компании также нужно провести подготовительные работы. Выбрать рабочую группу, ответственную за реализацию проекта. Донести всему персоналу его необходимость, цели и их задачи. Сотрудники должны содействовать в процессе внедрения такого подхода. С ними будет проводиться ряд интервью для понимания специфики работ и более эффективного описания их функций и всех бизнес-процессов.
Будьте готовы к тому, что проект внедрения может затянуться на несколько месяцев.
Процессный подход. В чем сила?
В чем же польза процессного подхода и зачем компании нужно описание бизнес-процессов?
Самое главное – это возможность увидеть взаимодействие всех подразделений компании и понять, где могут возникать сбои и ошибки. Описывая бизнес-процессы, вы также можете увидеть дублирующие функции, недостающие кадровые единицы и т.д.
Кроме того процессный подход помогает в построении системы мотивации сотрудников. Каждый сотрудник понимает свою роль в бизнес-процессах, зону ответственности и результат работы. Если процессы компании прописаны, легче проходит адаптация сотрудников, разработка должностных инструкций и постановка KPI.
В целом процессный подход при его правильном использовании делает бизнес более прозрачным и управляемым.
Это основные моменты процессного подхода. Надеемся мы были вам полезны. Успешных вам управленческих решений.