Ты мне – я тебе. Обратная связь без ошибок

Ты мне – я тебе. Обратная связь без ошибок

Значение обратной связи, как управленческого инструмента и способа мотивации подчиненных, трудно переоценить. Однако, к сожалению, пока не все руководители охотно им пользуются. А при внедрении системы обратной связи очень часто возникают вопросы: нужна ли она в небольшом коллективе, как часто к ней прибегать, какой метод выбрать и т.д.? Давайте вместе поищем ответы на эти вопросы, а заодно и разберемся, что влияет на эффективность фид бэков.

Ничего не вижу, ничего не слышу. Чем грозит отсутствие обратной связи?

Что же такое обратная связь и чем она может быть полезна менеджеру?

Обратная связь – это управленческий инструмент, который помогает руководителю быть в курсе происходящего в компании, контролировать и оценивать работу своих подчиненных, развивать их навыки и добиваться желаемого результата. Это еще и сильный мотивационный инструмент. По сути, обратная связь – это двустороннее общение между сотрудником и руководителем. Когда это общение регулярное и продуктивное, коллектив работает более эффективно и легко добивается поставленных целей.

Однако, несмотря на очевидную пользу фид бэков, по данным экспертов, к сожалению, около 40% руководителей украинских компаний не считают нужным давать своим подчиненным обратную связь. 20% ограничиваются только негативной оценкой работы, а еще 20% – предпочитают только хвалить.

Если руководитель не обеспечивает своим подчиненным регулярную обратную связь, попросту отмалчивается, или не интересуется их мнением, то в компании, скорее всего, будет царствовать нездоровая атмосфера, продуктивность работы будет снижаться, а неудовлетворенность персонала – расти.

Давайте разберемся, как же правильно организовать в компании систему обратной связи.

Точно в цель. К чему нам эти разговоры?

Начать нужно, конечно же, с целей. Подумайте, для чего вы хотите наладить в компании обратную связь? Что вы хотите изменить в поведении или работе сотрудников с ее помощью? Целями для регулярного общения с подчиненными могут быть:

  • Оценка их работы (вы можете скорректировать работу своих сотрудников, улучшить их результаты, отметить успехи, указать на ошибки и сформировать рекомендации по их устранению).
  • Контроль выполнения задач (периодическая обратная связь по задачам и проектам подчиненных помогает руководителю держать руку на пульсе деятельности отдела или компании и при необходимости вносить коррективы).
  • Лояльность и мотивация сотрудников (с помощью постоянной и отлаженной обратной связи сотрудники получают информацию о целях, планах, результатах деятельности компании, они могут свободно высказать свои предложения и видят, что их мнение важно для руководства).
  • Оценка уровня удовлетворенности сотрудников (регулярное общение с подчиненными позволит вам узнать, нравится ли им работать в компании, что не устраивает, а что приносит удовольствие и т.д.).
  • Профессиональное развитие сотрудников (обратная связь помогает руководителю развивать своих подчиненных, в ходе общения управленец выясняет, в каком направлении сотрудник желает расти, строить карьеру, и как его навыки и знания можно использовать с максимальным результатом).
  • Улучшение деятельности компании (фид бэк от сотрудников позволяет получить ценные предложения, интересные идеи для развития фирмы и улучшения бизнес-процессов).

 

После того как вы определись с основной целью обратной связи, необходимо выбрать инструменты, которые помогут ее достичь.

Какие бывают методы обратной связи?

Личные встречи. Этот вид обратной связи подходит для компаний с небольшим штатом сотрудников или же для руководителей подразделений. Периодичность такого фид бэка управленец определяет сам. Все зависит от цели. Если это контроль выполнения задач и планов, то частота возрастает, если это оценка работы или уровня удовлетворенности, то встречи могут быть реже.

Анкетирование и опросы. Один из самых распространенных видов обратной связи. Чаще его используют для получения мнения сотрудников об определенной ситуации, нововведении, мероприятии и т.д. Опросы также отлично подходят для оценки уровня удовлетворенности, вовлеченности или лояльности персонала.

Коллективные собрания. Такой вид обратной связи нужен для выработки единого мнения, для генерации идей и т.д. Он также поможет объединить сотрудников, которые работают в разных отделах, офисах или городах. Коллективные собрания нужны и в случае контроля командной работы над общим проектом.

Ящик предложений. Служит, так называемой, фоновой обратной связью. Сотрудники могут высказаться по любому поводу в любое время, не нужно для этого специально организовывать встречу с руководством. Этот способ нравится сотрудникам еще и тем, что им не нужно говорить что-то лично своему шефу.

Специальные мероприятия. Это могут быть круглые столы, клубы для сотрудников, на которых обсуждается заранее выбранная тема. Главное – сделать такие встречи регулярными, чтобы персонал привык и свободно мог высказываться.

Онлайн-чат. С помощью чата можно оперативно получить мнение сотрудников, организовать опрос и т.д. Если у вас небольшой коллектив, то чат можно организовать на базе Скайпа. Для компаний с большим штатом потребуются специальные программы.

Для удобства давайте посмотрим, какие методы фид бэков лучше всего подходят для той или иной цели.

Цель ОС Метод ОС Периодичность Важные моменты
Оценка работы сотрудников Личные встречи Ежемесячно или на усмотрение руководителя Руководитель может сам корректировать периодичность такой обратной связи по мере возникновения ошибок в работе сотрудника или поводов для похвалы.
Контроль выполнения задач Личные встречи или Коллективные собрания Еженедельно или ежемесячно Все зависит от периода планирования, который принят в компании. Если планы строятся на неделю, то и проводить обратную связь по контролю их выполнения нужно раз в неделю
Лояльность и мотивация сотрудников Ящик с предложениями Постоянно Создание такого ящика необходимо предварительно анонсировать сотрудникам. Размещать ящик нужно в удобном для сотрудников месте (чтобы был свободный доступ и не очень многолюдно).
Специальные мероприятия Ежемесячно
Онлайн-чат Еженедельно Чат можно использовать еженедельно, инициировать тему для обсуждения, чтобы сотрудники были вовлечены в жизнь компании
Анкетирование и опросы Раз в полгода или раз в год
Оценка уровня удовлетворенности сотрудников Анкетирование и опросы Раз в полгода или раз в год
Профессиональное развитие сотрудников Личные встречи Раз в полгода или раз в год
Улучшение деятельности компании Коллективные собрания Раз в полгода или раз в год
Анкетирование и опросы Раз в полгода или раз в год
Онлайн-чат По мере поступления вопросов
Специальные мероприятия Раз в полгода или раз в год

 

Заяц, ты меня слышишь? Еще несколько полезных советов

В завершении еще несколько полезных советов, как сделать обратную связь эффективной.

      1. Налаживая обратную связь в компании, помните, что она должна быть регулярной. Сотрудники смогут привыкнуть и быть более открытыми.
      2. Давая фид бэк подчиненным, всегда помните о правиле «Хвалить сотрудников лучше публично, а ругать – тет-а-тет».
      3. Общаясь с подчиненным, всегда оперируйте фактами, конкретикой. Говорите о его действиях, и не переходите на личности.
      4. Давать обратную связь лучше по горячим следам.
      5. Сделайте обратную связь частью корпоративной культуры, поощряйте в коллективе открытое общение, чтобы персонал не боялся высказывать свое мнение.
      6. Обучайте средний менеджмент правилам обратной связи.
      7. И самое главное правило – всегда реагируйте на полученную обратную связь какими-либо действиями. Если вы выстраиваете систему обратной связи только ради обратной связи, не делая выводов и ничего не меняя, она не только не принесет результата, но может еще и негативно отразиться на работе коллектива.
      8. Реализуя идеи, предложенные сотрудниками, всегда информируйте коллектив об этом, чтобы подчиненные видели вашу реакцию.

 

Итак, выстраивая в своей компании систему обратной связи, помните о ее целях и о том, что она требует вашей реакции. Подчиненные должны понимать, что их слышат и понимают, и что на их предложения и старания реагируют. Хороших вам сотрудников и продуктивных фид бэков.

Хотите регулярно получать новые материалы сайта на электронную почту? Подпишитесь на нашу рассылку

Оставить комментарий