Значение обратной связи, как управленческого инструмента и способа мотивации подчиненных, трудно переоценить. Однако, к сожалению, пока не все руководители охотно им пользуются. А при внедрении системы обратной связи очень часто возникают вопросы: нужна ли она в небольшом коллективе, как часто к ней прибегать, какой метод выбрать и т.д.? Давайте вместе поищем ответы на эти вопросы, а заодно и разберемся, что влияет на эффективность фид бэков.Ничего не вижу, ничего не слышу. Чем грозит отсутствие обратной связи?
Что же такое обратная связь и чем она может быть полезна менеджеру?
Обратная связь – это управленческий инструмент, который помогает руководителю быть в курсе происходящего в компании, контролировать и оценивать работу своих подчиненных, развивать их навыки и добиваться желаемого результата. Это еще и сильный мотивационный инструмент. По сути, обратная связь – это двустороннее общение между сотрудником и руководителем. Когда это общение регулярное и продуктивное, коллектив работает более эффективно и легко добивается поставленных целей.
Однако, несмотря на очевидную пользу фид бэков, по данным экспертов, к сожалению, около 40% руководителей украинских компаний не считают нужным давать своим подчиненным обратную связь. 20% ограничиваются только негативной оценкой работы, а еще 20% – предпочитают только хвалить.
Если руководитель не обеспечивает своим подчиненным регулярную обратную связь, попросту отмалчивается, или не интересуется их мнением, то в компании, скорее всего, будет царствовать нездоровая атмосфера, продуктивность работы будет снижаться, а неудовлетворенность персонала – расти.
Давайте разберемся, как же правильно организовать в компании систему обратной связи.
Точно в цель. К чему нам эти разговоры?
Начать нужно, конечно же, с целей. Подумайте, для чего вы хотите наладить в компании обратную связь? Что вы хотите изменить в поведении или работе сотрудников с ее помощью? Целями для регулярного общения с подчиненными могут быть:
- Оценка их работы (вы можете скорректировать работу своих сотрудников, улучшить их результаты, отметить успехи, указать на ошибки и сформировать рекомендации по их устранению).
- Контроль выполнения задач (периодическая обратная связь по задачам и проектам подчиненных помогает руководителю держать руку на пульсе деятельности отдела или компании и при необходимости вносить коррективы).
- Лояльность и мотивация сотрудников (с помощью постоянной и отлаженной обратной связи сотрудники получают информацию о целях, планах, результатах деятельности компании, они могут свободно высказать свои предложения и видят, что их мнение важно для руководства).
- Оценка уровня удовлетворенности сотрудников (регулярное общение с подчиненными позволит вам узнать, нравится ли им работать в компании, что не устраивает, а что приносит удовольствие и т.д.).
- Профессиональное развитие сотрудников (обратная связь помогает руководителю развивать своих подчиненных, в ходе общения управленец выясняет, в каком направлении сотрудник желает расти, строить карьеру, и как его навыки и знания можно использовать с максимальным результатом).
- Улучшение деятельности компании (фид бэк от сотрудников позволяет получить ценные предложения, интересные идеи для развития фирмы и улучшения бизнес-процессов).
После того как вы определись с основной целью обратной связи, необходимо выбрать инструменты, которые помогут ее достичь.
Какие бывают методы обратной связи?
Личные встречи. Этот вид обратной связи подходит для компаний с небольшим штатом сотрудников или же для руководителей подразделений. Периодичность такого фид бэка управленец определяет сам. Все зависит от цели. Если это контроль выполнения задач и планов, то частота возрастает, если это оценка работы или уровня удовлетворенности, то встречи могут быть реже.
Анкетирование и опросы. Один из самых распространенных видов обратной связи. Чаще его используют для получения мнения сотрудников об определенной ситуации, нововведении, мероприятии и т.д. Опросы также отлично подходят для оценки уровня удовлетворенности, вовлеченности или лояльности персонала.
Коллективные собрания. Такой вид обратной связи нужен для выработки единого мнения, для генерации идей и т.д. Он также поможет объединить сотрудников, которые работают в разных отделах, офисах или городах. Коллективные собрания нужны и в случае контроля командной работы над общим проектом.
Ящик предложений. Служит, так называемой, фоновой обратной связью. Сотрудники могут высказаться по любому поводу в любое время, не нужно для этого специально организовывать встречу с руководством. Этот способ нравится сотрудникам еще и тем, что им не нужно говорить что-то лично своему шефу.
Специальные мероприятия. Это могут быть круглые столы, клубы для сотрудников, на которых обсуждается заранее выбранная тема. Главное – сделать такие встречи регулярными, чтобы персонал привык и свободно мог высказываться.
Онлайн-чат. С помощью чата можно оперативно получить мнение сотрудников, организовать опрос и т.д. Если у вас небольшой коллектив, то чат можно организовать на базе Скайпа. Для компаний с большим штатом потребуются специальные программы.
Для удобства давайте посмотрим, какие методы фид бэков лучше всего подходят для той или иной цели.
| Цель ОС | Метод ОС | Периодичность | Важные моменты |
|---|
| Оценка работы сотрудников | Личные встречи | Ежемесячно или на усмотрение руководителя | Руководитель может сам корректировать периодичность такой обратной связи по мере возникновения ошибок в работе сотрудника или поводов для похвалы. |
| Контроль выполнения задач | Личные встречи или Коллективные собрания | Еженедельно или ежемесячно | Все зависит от периода планирования, который принят в компании. Если планы строятся на неделю, то и проводить обратную связь по контролю их выполнения нужно раз в неделю |
| Лояльность и мотивация сотрудников | Ящик с предложениями | Постоянно | Создание такого ящика необходимо предварительно анонсировать сотрудникам. Размещать ящик нужно в удобном для сотрудников месте (чтобы был свободный доступ и не очень многолюдно). |
| Специальные мероприятия | Ежемесячно | |
| Онлайн-чат | Еженедельно | Чат можно использовать еженедельно, инициировать тему для обсуждения, чтобы сотрудники были вовлечены в жизнь компании |
| Анкетирование и опросы | Раз в полгода или раз в год | |
| Оценка уровня удовлетворенности сотрудников | Анкетирование и опросы | Раз в полгода или раз в год | |
| Профессиональное развитие сотрудников | Личные встречи | Раз в полгода или раз в год | |
| Улучшение деятельности компании | Коллективные собрания | Раз в полгода или раз в год | |
| Анкетирование и опросы | Раз в полгода или раз в год | |
| Онлайн-чат | По мере поступления вопросов | |
| Специальные мероприятия | Раз в полгода или раз в год | |
Заяц, ты меня слышишь? Еще несколько полезных советов
В завершении еще несколько полезных советов, как сделать обратную связь эффективной.
1. Налаживая обратную связь в компании, помните, что она должна быть регулярной. Сотрудники смогут привыкнуть и быть более открытыми.
2. Давая фид бэк подчиненным, всегда помните о правиле «Хвалить сотрудников лучше публично, а ругать – тет-а-тет».
3. Общаясь с подчиненным, всегда оперируйте фактами, конкретикой. Говорите о его действиях, и не переходите на личности.
4. Давать обратную связь лучше по горячим следам.
5. Сделайте обратную связь частью корпоративной культуры, поощряйте в коллективе открытое общение, чтобы персонал не боялся высказывать свое мнение.
6. Обучайте средний менеджмент правилам обратной связи.
7. И самое главное правило – всегда реагируйте на полученную обратную связь какими-либо действиями. Если вы выстраиваете систему обратной связи только ради обратной связи, не делая выводов и ничего не меняя, она не только не принесет результата, но может еще и негативно отразиться на работе коллектива.
8. Реализуя идеи, предложенные сотрудниками, всегда информируйте коллектив об этом, чтобы подчиненные видели вашу реакцию.
Итак, выстраивая в своей компании систему обратной связи, помните о ее целях и о том, что она требует вашей реакции. Подчиненные должны понимать, что их слышат и понимают, и что на их предложения и старания реагируют. Хороших вам сотрудников и продуктивных фид бэков.
[contact-form-7 id=»655″ title=»Форма в шапке»]
