Значення зворотного зв’язку, як управлінського інструменту та способу мотивації підлеглих, важко переоцінити. Однак, на жаль, поки не всі керівники охоче ним користуються. А при впровадженні системи зворотного зв’язку дуже часто виникають питання: чи потрібен він в невеликому колективі, як часто до нього вдаватися, який метод вибрати ті ін.? Давайте разом пошукаємо відповіді на ці питання, а заодно і розберемося, що впливає на ефективність фід беків.Нічого не бачу, нічого не чую. Чим загрожує відсутність зворотного зв’язку?
Що ж таке зворотний зв’язок і чим він може бути корисний менеджеру?
Зворотній зв’язок – це управлінський інструмент, який допомагає керівнику бути в курсі того, що відбувається в компанії, контролювати й оцінювати роботу своїх підлеглих, розвивати їхні навички і домагатися бажаного результату. Це ще й сильний мотиваційний інструмент. По суті, зворотній зв’язок – це двостороннє спілкування між співробітником і керівником. Коли це спілкування регулярне та продуктивне, колектив працює більш ефективно і легко досягає поставлених цілей.
Однак, незважаючи на очевидну користь фід беків, за даними експертів, на жаль, близько 40% керівників українських компаній не вважають за потрібне давати своїм підлеглим зворотний зв’язок. 20% обмежуються тільки негативною оцінкою роботи, а ще 20% – намагаються тільки хвалити.
Якщо керівник не забезпечує своїм підлеглим регулярний зворотний зв’язок, попросту відмовчується, або не цікавиться їхньою думкою, то в компанії, швидше за все, буде царювати нездорова атмосфера, продуктивність роботи буде знижуватися, а невдоволеність персоналу – рости.
Давайте розберемося, як же правильно організувати в компанії систему зворотного зв’язку.
Точно в ціль. До чого нам ці розмови?
Почати потрібно, звичайно ж, з цілей. Подумайте, для чого ви хочете налагодити в компанії зворотний зв’язок? Що ви хочете змінити в поведінці або роботі співробітників з його допомогою? Цілями для регулярного спілкування з підлеглими можуть бути:
- Оцінка їхньої роботи (ви можете скорегувати роботу своїх співробітників, поліпшити їх результати, відзначити успіхи, вказати на помилки і сформувати рекомендації щодо їх усунення).
- Контроль виконання завдань (періодичний зворотний зв’язок по завданням і проектам підлеглих допомагає керівнику тримати руку на пульсі діяльності відділу або компанії та при необхідності вносити корективи).
- Лояльність і мотивація співробітників (за допомогою постійного й налагодженого зворотного зв’язку співробітники отримують інформацію про цілі, плани, результати діяльності компанії, вони можуть вільно висловити свої пропозиції і бачать, що їхня думка важлива для керівництва).
- Оцінка рівня задоволеності співробітників (регулярне спілкування з підлеглими дозволить вам дізнатися, чи подобається їм працювати в компанії, що не влаштовує, а що приносить задоволення та ін.).
- Професійний розвиток співробітників (зворотний зв’язок допомагає керівнику розвивати своїх підлеглих, в ході спілкування управлінець з’ясовує, в якому напрямку співробітник бажає рости, будувати кар’єру, і як його навички і знання можна використовувати з максимальним результатом).
- Покращення діяльності компанії (фід бек від співробітників дозволяє отримати цінні пропозиції, цікаві ідеї для розвитку фірми та покращення бізнес-процесів).
Після того як ви визначилися з основною метою зворотного зв’язку, необхідно вибрати інструменти, які допоможуть її досягти.
Які бувають методи зворотного зв’язку?
Особисті зустрічі. Цей вид зворотного зв’язку підходить для компаній з невеликим штатом співробітників або ж для керівників підрозділів. Періодичність такого фід бека управлінець визначає сам. Все залежить від мети. Якщо це контроль виконання завдань і планів, то частота зростає, якщо це оцінка роботи або рівня задоволеності, то зустрічі можуть бути рідше.
Анкетування та опитування. Один з найпоширеніших видів зворотного зв’язку. Найчастіше його використовують для отримання думки співробітників про певну ситуацію, нововведення, захід та ін. Опитування також відмінно підходять для оцінки рівня задоволеності, залученості або лояльності персоналу.
Колективні збори. Такий вид зворотного зв’язку потрібен для вироблення єдиної думки, для генерації ідей та ін. Він також допоможе об’єднати співробітників, які працюють в різних відділах, офісах або містах. Колективні збори потрібні й у випадку контролю командної роботи над спільним проектом.
Скриня пропозицій. Служить, так званим, фоновим зворотним зв’язком. Співробітники можуть висловитися з будь-якого приводу в будь-який час, не потрібно для цього спеціально організовувати зустріч з керівництвом. Цей спосіб подобається співробітникам ще й тим, що їм не потрібно говорити щось особисто своєму шефу.
Спеціальні заходи. Це можуть бути круглі столи, клуби для співробітників, на яких обговорюється заздалегідь обрана тема. Головне – зробити такі зустрічі регулярними, щоб персонал звик і вільно міг висловлюватися.
Онлайн-чат. За допомогою чату можна оперативно отримати думку співробітників, організувати опитування та ін. Якщо у вас невеликий колектив, то чат можна організувати на базі Скайпу. Для компаній з великим штатом потрібні спеціальні програми.
Для зручності давайте подивимося, які методи фід беків найкраще підходять для тієї чи іншої мети.
| Ціль ЗЗ | Метод ЗЗ | Періодичність | Важливі моменти |
|---|
| Оцінка роботи співробітників | Особисті зустрічі | Щомісяця або на розсуд керівника | Керівник може сам коригувати періодичність такого зворотного зв’язку в міру виникнення помилок у роботі співробітника або приводів для похвали. |
| Контроль виконання завдань | Особисті зустрічі або Колективні зборів | Щотижня або щомісяця | Все залежить від періоду планування, який прийнятий в компанії. Якщо плани будуються на тиждень, то і проводити зворотний зв’язок з контролю їх виконання потрібно раз на тиждень |
| Лояльність і мотивація співробітників | Скриня з пропозиціями | Постійно | Створення такої скрині необхідно попередньо анонсувати співробітникам. Розміщувати скриню потрібно в зручному для співробітників місці (щоб був вільний доступ і не дуже багатолюдно) |
| Спеціальні заходи | Щомісячно | |
| Онлайн-чат | Щотижня | Чат можна використовувати щотижня, ініціювати тему для обговорення, щоб співробітники були залучені в життя компанії |
| Анкетування та опитування | Раз на півроку або раз на рік | |
| Оцінка рівня задоволеності співробітників | Анкетування та опитування | Раз на півроку або раз на рік | |
| Професійний розвиток співробітників | Особисті зустрічі | Раз на півроку або раз на рік | |
| Поліпшення діяльності компанії | Колективні збори | Раз на півроку або раз на рік | |
| Анкетування та опитування | Раз на півроку або раз на рік | |
| Онлайн-чат | По мере поступления вопросов | |
| Спеціальні заходи | Раз на півроку або раз на рік | |
Заєць, ти мене чуєш? Ще кілька корисних порад
У завершенні ще кілька корисних порад, як зробити зворотний зв’язок ефективнішим.
1. Налагоджуючи зворотний зв’язок у компанії, пам’ятайте, що він повинен бути регулярним. Співробітники зможуть звикнути і бути більш відкритими.
2. Даючи фід бек підлеглим, завжди пам’ятайте про правило «Хвалити співробітників краще публічно, а лаяти – тет-а-тет».
3. Спілкуючись з підлеглим, завжди оперуйте фактами, конкретикою. Говоріть про його дії, і не переходьте на особистості.
4. Давати зворотний зв’язок краще по гарячих слідах.
5. Зробіть зворотний зв’язок частиною
корпоративної культури
, заохочуйте в колективі відкрите спілкування, щоб персонал не боявся висловлювати свою думку.
6. Навчайте середній менеджмент правилам зворотного зв’язку
7. І найголовніше правило – завжди реагуйте на отриманий зворотний зв’язок будь-якими діями. Якщо ви вибудовуєте систему зворотного зв’язку тільки заради зворотного зв’язку, не роблячи висновків і нічого не змінюючи, вона не тільки не принесе результату, але може ще й негативно відбитися на роботі колективу.
8. Реалізуючи ідеї, запропоновані співробітниками, завжди інформуйте колектив про це, щоб підлеглі бачили вашу реакцію.
Отже, вибудовуючи у своїй компанії систему зворотного зв’язку, пам’ятайте про її цілі і про те, що вона вимагає вашої реакції. Підлеглі повинні розуміти, що їх чують і розуміють, і що на їх пропозиції і старання реагують. Гарних вам співробітників і продуктивних фід беків.
[contact-form-7 id=”868″ title=”Форма в шапці”]
