Описание бизнес-процессов компании. Кому, зачем и как?

06.03.2014, 09:03

Каждый ответственный руководитель или владелец бизнеса хочет сделать свою компанию более эффективной и прибыльной. Управленец, думающий о будущем, будет стремиться к совершенствованию своего бизнеса. И описание или моделирование бизнес-процессов – это один из эффективных инструментов улучшения системы управления бизнеса и его показателей.

Что называют бизнес-процессом?

Давайте начнем с определения самого понятия «бизнес-процесс». Что это такое и почему он важен для любой организации? Бизнес-процесс компании – это набор связанных между собой действий и функций, которые необходимы для производства определенного результата, имеющего ценность для внешнего или внутреннего потребителя.

О моделировании бизнес-процессов у нас заговорили не так давно. Этот подход лежит в основе процессного управления компании, когда все задачи и вся деятельность организации подаются в виде комплекса разных процессов, связанных и взаимодействующих между собой. Многие эксперты считают такой подход в организации деятельности компании наиболее эффективным.

«Самое главное преимущество процессного управления компании – это ориентир на результат при оптимальном способе его достижения – говорит Наталья Погребная, коммерческий директор аудиторско-консалтинговой Корпорации «Глобал Консалтинг», специалист по операционному консалтингу. – Когда мы выделяем в деятельности компании отдельные процессы, мы можем добиться более эффективного выполнения работ, так как можем назначить ответственного за работу этого процесса, можем запланировать результат и проконтролировать весь путь его достижения. Мы можем также, исходя из этого, выстроить наиболее оптимальную систему мотивации для сотрудников, работающих на определенном процессе, и добиться, таким образом, большой продуктивности в работе».

Как выделить бизнес-процессы в своей компании?

Начать нужно с понимания того, что выделяют несколько видов бизнес-процессов. В самом простом подходе все бизнес-процессы можно разделить на три вида: основные (операционные), управляющие и поддерживающие или вспомогательные бизнес-процессы. Вкратце о каждом из них.

К основным, главным процессам, как видно из их названия, относятся те, которые непосредственно приносят компании прибыль. Это те функции, которые направлены на создание продуктов или услуг компании.

К вспомогательным или поддерживающим относятся те, которые поддерживают основные бизнес-процессы, делают возможным их выполнение. Например, подбор персонала или финансовая служба и т.д.

И наконец, управляющие бизнес-процессы – это функции, которые отвечают за управление и развитие всей организацией, и сюда в первую очередь относится стратегическое управление.

Также для того чтобы выделить бизнес-процессы компании, необходимо знать о том, что их вне зависимости от их типа могут быть нескольких уровней. Как правило, это верхний уровень и нижний. Процессы верхнего уровня – это так называемая цепочка создания ценности компании. Или, иначе говоря, на этом уровне деятельность компании описывается укрупненно, «вид сверху», не вдаваясь в детализацию и подробности. Более детальное описание деятельности происходит на нижнем уровне.

Еще один немаловажный момент – описание бизнес-процессов на первом этапе должно осуществляться по принципу «как есть». То есть, нужно описывать ту ситуацию, которая есть на данный момент в компании. А уже потом, проанализировав «узкие места» и выявив все проблемы, применять к описанным бизнес-процессам принцип «как надо» или «как должно быть».

Вход-процесс-результат бизнес-процесса

При описании бизнес-процессов нужно помнить о том, что для выполнения каждого процесса необходимо «сырье», что-то, что получают специалисты, работающие на этом процессе. «У каждого выделенного бизнес-процесса должен быть результат и входящие ресурсы, которые необходимы для получения этого результата. И при более детальном описании бизнес-процессов компании стоит об этом помнить и отражать это. Также у каждого процесса есть свой поставщик и потребитель, который заинтересован в получении результата или, иначе говоря, выхода бизнес-процесса. Он может быть внутренним (сотрудник компании) или же внешним (покупатели, клиенты, поставщики и т.д.)», – рассказывает Наталья Погребная.

Кроме того,каждый бизнес-процесс имеет своего руководителя или менеджера. Это сотрудник, который отвечает за эффективное выполнение процесса. В отдельных случаях у бизнес-процесса может быть также владелец — это управленец, который имеет полномочия оптимизировать, изменять бизнес-процесс и т.д.

Зачем эти сложности или что дает процессный подход?

На первый взгляд, может показаться что описание или моделирование бизнес-процессов, их оптимизация – это напрасная трата времени для управленческого звена компании. Но если подойти к внедрению процессного подхода правильно, определить свои цели и задачи, то можно добиться действительно высоких результатов и сделать свой бизнес более эффективным.

Что может дать процессный подход организации, рассказывает Наталья Погребная: «Внедрение процессного подхода в компании может сделать бизнес более прозрачным и предсказуемым, управляемым, контролируемым. Он может помочь построить действительно работающую систему мотивации для сотрудников, когда каждый будет заинтересован в достижении результата. Это также возможность улучшить взаимодействие между отделами компании и сотрудниками. Когда процессы организации формализованы и прописаны, это уменьшает влияние человеческого фактора, облегчает и ускоряет процесс адаптации сотрудников. И это далеко не полный список преимущества процессного подхода. Однако прежде чем решиться на такой шаг, следует тщательно проанализировать деятельность своей компании и ее задачи, чтобы понять, действительно ли процессное управление поможет вам в достижении поставленных целей».
Моделированием и оптимизацией бизнес-процессов должны заниматься специалисты с соответствующей компетенцией и опытом. Они должны обладать необходимыми знаниями и методиками. Поэтому для работы над таким проектом целесообразно привлечь консультантов, которые правильно организуют всю работу по описанию и инжинирингу бизнес-процессов вашей компании.

И напоследок хочется отметить, что внедрение процессного подхода в организации не может происходить в приказном порядке. Это должно быть решение и желание не только руководителя, но и его сотрудников на всех уровнях. Все должны понимать преимущества, свою роль в процессе и выгоды для себя. Добиться этого можно с помощью проведения специальных мероприятий и привлечения сотрудников к обсуждению и выделению бизнес-процессов компании. Благодаря этому вы сможете создать действительно эффективную систему менеджмента в компании, неотъемлемой частью которой будет управление процессами.

Хотите регулярно получать новые материалы сайта на электронную почту? Подпишитесь на нашу рассылку