Реалії сьогодення змушують приділяти все більше уваги правильності кадрового діловодства і ведення кадрового обліку. Більшою мірою це пов’язано з частими перевірками Держпраці і величезними штрафами, як наслідок.
Крім того, багато власників обгрунтовано надають великого значення систематизації бізнес-процесів, тому що це дозволяє чітко і організовано вести справи і оперативно реагувати на будь-які зміни.
Все частіше керівники приходять до розуміння, що недостатньо просто довірити ведення кадрового діловодства бухгалтеру або секретарю, тому що наслідки можуть бути плачевними.
Який же вихід?
- перший — найняти професійного кадровика;
- другий — передати кадрові процеси на аутсорсинг.
І якщо перший варіант за звичкою напрошується сам собою, то переваги другого тільки зараз починають оцінювати керівники і власники компаній.
Що ж таке кадровий аутсорсинг?
Кадровий аутсорсинг — це передача на основі договору всіх або окремих функцій відділу кадрів зовнішнім фахівцям, які професійно займаються кадровим адмініструванням. Простіше кажучи, кадровий аутсорсинг — це віддалений відділ кадрів.
Як синоніми словосполучення «кадровий аутсорсинг» часто можна зустріти «кадровий супровід», «ведення кадрового обліку» або «ведення кадрового діловодства».
У чому переваги кадрового аутсорсингу перед штатним кадровиком?
Істотна економія.
Вартість послуг кадрового аутсорсингу завжди істотно нижче, ніж утримання штатного відділу кадрів або навіть одного кадровика. І справа не тільки в розмірі заробітної плати співробітників кадрової служби, а й у витратах на організацію робочого місця, придбання комп’ютерної та оргтехніки, спеціального програмного забезпечення, канцелярського приладдя (так-так, Ви навіть не уявляєте, скільки «витікає» грошей на папір, папки, конверти, скріпки, ручки і т.і.).Професіоналізм.
Фахівці аутсорсингової компанії мають великий досвід у вирішенні як рутинних, так і нестандартних кадрових задач. Крім того, вони завжди в курсі останніх законодавчих змін і актуальних роз’яснень контролюючих органів.Мінімізація ризиків.
Грамотне ведення кадрового діловодства, дотримання трудового законодавства і своєчасна звітність до контролюючих органів зводять нанівець ризики накладення штрафних санкцій. На даний момент за кожне, на перший погляд «несуттєве», порушення з обліку кадрів передбачений штраф в розмірі мінімальної заробітної плати (а з 01.01.2021 — це 6000 грн.). І це не кажучи про розміри штрафів за неоформлених працівників.Об’єктивність виконавців.
Зовнішні фахівці не пов’язані дружніми стосунками з іншими співробітниками Клієнта. Це дозволяє їм неупереджено вирішувати кадрові завдання виключно в інтересах власника/керівника, знаходити правильні рішення, керуючись законодавчими вимогами і поставленими перед ними завданнями.Ефективність.
З огляду на необхідність ведення кадрового обліку не одного, а одразу декількох підприємств фахівці навчилися ефективно використовувати не тільки свій час і ресурси, але також час і ресурси Клієнта. Більш того, Вам не доведеться платити зарплату штатному співробітникові-кадровику, який не завантажений на 100%, Ви оплачуєте лише фактично надані послуги з аутсорсингу кадрових процесів.Відповідальність виконавця.
З кожним Клієнтом Компанія-аутсорсер укладає договір, який містить не тільки повний перелік прав і обов’язків зовнішнього виконавця, а й матеріальну відповідальність виконавця за можливі помилки.
Ведення кадрового обліку включає в себе ряд розділів:
Робота з підготовки первинних документів кадрового обліку.
- накази з кадрових переміщень (прийом, звільнення, переведення, відпустки та ін.);
- штатний розклад;
- табеля обліку робочого часу, графіки змінності.
Оформлення документів по персоналу.
- оформлення лікарняних листів;
- підготовка довідок з місця роботи (діючим співробітникам і архівних);
- оформлення пакету документів на прийом і звільнення співробітника
Облік персоналу.
- заповнення особистих карток персоналу;
- формування і наповнення особистих справ;
- внесення записів до трудових книжок;
- облік відпусток співробітників;
- реєстрація наказів в журналі;
- облік відряджень;
- облік декретних відпусток.
- Підготовка та подання регламентованої та статистичної звітності (згідно переліку Облстату).
Робота з ризиковими ділянками.
- норматив робочих місць інвалідів та подача звітності;
- дотримання квоти для осіб, що мають доп. гарантії (самотні мами, діти-сироти, особи передпенсійного віку, випускники ВНЗ, які влаштовуються вперше та ін.);
- своєчасне, правильне звільнення;
- подача звітності (терміни, правильність, обсяг);
- дотримання норм трудового законодавства, проф. огляди, мат. відповідальність та ін.;
- захист персональних даних;
- Воєнний облік.
ЗАМОВИТИ КАДРОВИЙ АУТСОРСИНГ
Переваги кадрового аутсорсингу від Global Consulting
- Звернувшись за послугою «Кадровий аутсорсинг» в нашу Компанію в Харкові Ви отримаєте комплексний підхід і налагоджену роботу команди фахівців з різних сфер: кадровики, юристи, бухгалтери, які завжди в курсі всіх нововведень і змін в сфері трудових відносин, що, в свою чергу, дає можливість уникнути неприємностей, пов’язаних з перевірками контролюючих органів.
- При передачі кадрового діловодства від діючих підприємств на аутсорсинг наші фахівці попередньо проведуть оцінку кадрового обліку Вашого підприємства для розуміння обсягів, складності роботи, наявності порушень у веденні обліку, їх критичності і необхідності виправлення. Все це допоможе сформувати підсумкову вартість послуги.
- Формування вартості послуги кадрового аутсорсингу здійснюється виходячи з кількості документів, які необхідно проводити на підприємстві та кількості найманих працівників.
Вартість послуги «Кадровий аутсорсинг»
Пакет Базовий
600-700 грн. на місяць, за умови не більше 5 рухів по персоналу на місяць або не більше 10 осіб у штаті. При більшій кількості працівників/русі персоналу – додатково 100 грн. за кожного співробітника/рух.
Даний пакет включає в себе:
- оформлення наказів по кадрам (прийом, звільнення, переведення, відпустки, заохочення та ін.);
- оформлення заяв співробітників (прийом, звільнення, переведення, відпустки і т.і.);
- заповнення трудових книжок працівників, ведення журналу обліку трудових книжок;
- ведення обліку робочого часу (заповнення табеля ф. П-5);
- ведення штатного розкладу (внесення змін);
- складання графіку відпусток;
- ведення книги обліку наказів;
- формування особистих справ співробітників (в т.ч. заповнення опису, особистого листка обліку кадрів та ведення карток П-2);
- видача довідок співробітникам з місця роботи.
Пакет Стандарт
2000-2500 грн. на місяць, за умови не більше 10 рухів по персоналу на місяць або не більше 20 осіб в штаті. При більшій кількості працівників/русі персоналу – додатково 200 грн. за кожного співробітника/рух.
Даний пакет включає в себе:
- весь список послуг пакета Базовий (за бажанням клієнта даний набір послуг може бути скорочений або розширений з відповідним регулюванням вартості);
- розробка посадових інструкцій;
- ведення військового обліку (базове);
- розробка правил внутрішнього трудового розпорядку;
- оформлення лікарняних листів.
Пакет Бізнес
Від 3500 грн. на місяць, за умови не більше 20 рухів по персоналу на місяць або не більше 30 осіб в штаті. При більшій кількості працівників/русі персоналу – додатково 200 грн. за кожного співробітника/рух.
Даний пакет включає в себе:
- весь список послуг пакета Стандарт (за бажанням клієнта даний набір послуг може бути скорочений або розширений з відповідним регулюванням вартості);
- оформлення відряджень (наказ + посвідчення);
- ведення військового обліку з подачею звітності та всіх інформаційних листів.
