Актуально станом на 27.10.2026.

Ваш бізнес втратив первинні документи через обстріл або іншу воєнну подію. Здавалося б, для такого випадку має діяти спеціальне воєнне правило. Воно справді є. Але одночасно з ним продовжує діяти й загальна норма про втрату документів.

Йдеться про два порядки Податкового кодексу України: загальний за п. 44.5 і спеціальний воєнний за пп. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ.

Пп. 69.28 було внесено до Кодексу після запровадження воєнного стану, але його дія обмежена. Норма стосується платників, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, визначених у Переліку, затвердженому наказом Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376.

Тому самого факту ворожого влучання недостатньо. Документи могли бути знищені саме через війну, але поза умовами спеціального порядку доведеться діяти за загальним правилом п. 44.5: повідомляти ДПС і відновлювати документи.

Саме ця межа визначає, що робити далі.

Що зробити одразу

Насамперед зафіксуйте саму подію і втрату документів.

Далі перевірте статус території, з якою пов’язана діяльність підприємства, та її статус на відповідну дату. Це допоможе визначити, чи є підстави застосовувати спеціальний воєнний порядок.

Коли підстав для пп. 69.28 немає, діє загальний порядок за п. 44.5.

Втрачені документи потрібно відновити протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Разом із повідомленням подають належно оформлені документи, що підтверджують подію. Залежно від обставин це можуть бути матеріали правоохоронних або пожежних органів, акти про пошкодження приміщення та інші підтвердження.

Про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів потрібно письмово повідомити ДПС у п’ятиденний строк із дня події. Якщо документи стосуються митного оформлення, авторизації або спеціальних спрощень, у випадках, передбачених п. 44.5 ПКУ, потрібно повідомити також відповідний митний орган. Тому відкладати повідомлення до моменту, коли весь архів уже зібрано заново, не варто.

Який порядок діє у вашій ситуації

Загальний порядок за п. 44.5 застосовується, коли спеціальні воєнні правила не працюють. У цьому випадку бізнес має:

  • повідомити ДПС у п’ятиденний строк;
  • підтвердити сам факт втрати або пошкодження документів;
  • відновити документи протягом 90 календарних днів.

Коли через втрату документів перевірку провести неможливо, строки її проведення можуть перенести до відновлення й надання документів, але не більш ніж на 120 днів. Це правило не поширюється на перевірки, визначені ст. 200 ПКУ.

Без відновлених документів для податкового контролю вони вважатимуться відсутніми. Це створює ризики для показників податкової звітності, які мають бути підтверджені документально.

Спеціальний воєнний порядок за пп. 69.28 працює інакше.

Він передбачений для платників, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях і через відповідні обставини не можуть пред’явити первинні документи.

Причина може бути різною: документи знищені або пошкоджені через бойові дії; вони залишилися на відповідній території, а вивезти їх неможливо чи небезпечно.

Для застосування спеціальних правил до ДПС подають повідомлення у довільній формі. У ньому зазначають обставини, податкові періоди та загальний перелік втрачених документів, за можливості з реквізитами. Для підприємства повідомлення підписують керівник і головний бухгалтер.

Головна відмінність: пп. 69.28 не встановлює окремого обов’язку відновлювати такі документи. Для зазначених у повідомленні періодів діють спеціальні гарантії щодо підтвердження податкових показників і проведення документальних перевірок.

Але сама воєнна причина ще не означає, що пп. 69.28 автоматично застосовується.

Як подати повідомлення за спеціальним порядком

За роз’ясненням ЗІР ДПС, повідомлення можна подати в електронній формі через меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету. Також доступний паперовий спосіб подання через діючий центр обслуговування платників або поштою з описом вкладення та повідомленням про вручення. Повідомлення адресується контролюючому органу за основним місцем обліку платника.

Якщо ДПС відмовляє у застосуванні пп. 69.28, вона має видати вмотивоване рішення із зазначенням підстав і доказів не пізніше одного місяця з дня отримання повідомлення. Таке рішення можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку.

Документи знищив обстріл, але територія не підпадає під пп. 69.28

Це одна з найскладніших ситуацій. Підприємство справді може втратити документи через російський обстріл, але спеціальний воєнний порядок не застосовуватиметься, коли не виконані його територіальні умови.

Тоді залишається загальний порядок за п. 44.5: повідомити ДПС, підтвердити факт втрати та відновити документи у встановлений строк.

Саме такий випадок ДПС розглядала в індивідуальній податковій консультації від 13.07.2026 № 4009/ІПК/99-00-21-02-02. Підприємство втратило документи через обстріл, але отримало відмову в застосуванні пп. 69.28 через статус території.

ІПК стосується конкретного платника і не створює загального правила для всіх. Однак цей випадок показує проблему: самого факту воєнної атаки недостатньо для застосування спеціальної норми.

У спірній ситуації краще не виходити з припущення, що спеціальні гарантії вже діють.

Що робити, коли відновити всі документи неможливо

Тут усе залежить від того, який порядок застосовується.

За пп. 69.28 окремого обов’язку відновлювати втрачені документи немає. За загальним порядком п. 44.5 документи потрібно відновити у встановлений строк; без відновлення для податкового контролю вони вважатимуться відсутніми.

Коли частину первинних документів неможливо відновити, договори, банківські виписки, листування з контрагентами та інші наявні документи можуть допомогти підтвердити обставини господарських операцій.

Проте за загальним порядком їх може виявитися недостатньо для підтвердження показників податкової звітності. Під час перевірки ДПС може не визнати такі показники через відсутність необхідних первинних документів.

У разі спору підприємству, можливо, доведеться захищати свою позицію в суді, використовуючи всі доступні докази здійснення господарських операцій.

Коли краще не діяти самостійно

Помилка у виборі порядку може ускладнити захист позиції підприємства перед ДПС. Професійна оцінка особливо важлива, коли:

  • частину документів неможливо відновити;
  • підприємство планує застосовувати пп. 69.28;
  • документи знищені внаслідок воєнної атаки, але статус території для застосування спеціальних правил неочевидний;
  • уже призначена або очікується документальна перевірка;
  • втрата документів зачіпає кілька податків або складні господарські операції;
  • ДПС відмовила у застосуванні пп. 69.28.

Потрібна допомога у вашій ситуації?

Коли первинні документи знищені або частину з них неможливо відновити, важливо правильно визначити порядок дій і врахувати можливі податкові наслідки.

Фахівці «Глобал Консалтинг» допоможуть розібратися в обставинах вашої ситуації, оцінити можливі ризики та визначити подальші кроки.

Зверніться за податковою консультацією, щоб обговорити ваше питання.

Джерела