Кожен керівник проводить наради та зустрічі з підлеглими. Але часто результат таких мітингів доволі сумнівний. У підсумку і співробітники, і керівник сприймають їх, як марну трату часу. Як же зробити так, щоб кожна нарада приносила максимум користі? Адже як не крути, а за умов правильного використання цього інструменту він допомагає вирішувати безліч стратегічних завдань.

Що говорить статистика

meetingНа жаль, з проведених досліджень і опитувань, можна зробити висновок, що у всякого роду нарад, летючок та зібрань склалася не дуже позитивна репутація. Судіть самі, портал rabota.ua провів опитування серед відвідувачів сайту і з’ясував, що близько 40% учасників наради відволікаються на особисті питання. Більше 60% опитаних вважають, що тільки лише деякі наради можуть принести реальну користь. А 13% респондентів відповіли, що абсолютно всі зустрічі проводяться даремно. Але 23% опитаних зазначили, що регулярні наради допомагають у робочому процесі. Тому не варто скидати з рахунків цей метод управління робочим процесом.

Чим же він хороший?

Для початку давайте розберемося, чим можуть бути корисні регулярні зустрічі.
  • Вироблення ідей. Як кажуть, одна голова – добре, а дві – краще. Саме під час групового обговорення народжуються найбільш ефективні та цікаві ідеї та рішення.
  • Спосіб тримати в курсі співробітників з приводу цілей і досягнень компанії, інформувати про важливі події. Нарада допомагає передавати потрібну інформацію більш ефективним чином.
  • Налагодження взаєморозуміння між відділами і співробітниками, згуртування колективу.
  • Спосіб мотивації і підняття бойового духу співробітників.
  • Спосіб звести до мінімуму чутки і плітки в компанії
  • Контроль робочого процесу.
 

Отримати максимум з нарад

meeting1Ми підготували кілька рекомендацій, як організувати наради, щоб вони не затягувалися і приносили результат.  
  • Перед мітингом потрібно відповісти собі на питання, з якою метою ви збираєте людей, і відповіді на які питання хочете отримати. До слова, не зайвим буде відповісти на питання, чи дійсно потрібно збиратися саме на нараду, можливо швидше і доцільніше вирішити питання іншим способом і в більш простій формі.
  • Складіть список цілей і питань і заздалегідь відправте їх всім учасникам. Під час зборів продублюйте список питань на фліпчарті, щоб вони весь час були перед очима учасників. Так ви не будете відходити від теми під час обговорення.
  • Запрошуйте на нараду тільки тих людей, до яких тема вашої зустрічі має безпосереднє відношення (вони уповноважені приймати рішення з даного питання, вони будуть займатися впровадженням, це експерти в обговорюваному питанні і т.д.).
  • Перед вибором дати і часу узгодьте завантаження учасників. Зустрічі не повинні відволікати від більш пріоритетних і важливих завдань.
  • Обмежте нараду за часом. Наприклад, відомий бізнесмен Річард Бренсон вважає, що дуже рідко для обговорення однієї теми потрібно більше 5-10 хвилин. Тому не варто довго розмірковувати і затягувати зустріч.
  • Попросіть співробітників не брати на нараду мобільні телефони та інші засоби зв’язку, особливо якщо зустріч планується нетривалі, хвилин на 10-15.
  • Контролюйте обговорення, щоб учасники не відходили від теми зустрічі.
  • Підводьте підсумок після кожного питання, фіксуйте прийняті рішення, призначайте відповідальних і терміни впровадження вироблених ідей.
  • Складіть резюме після наради з прийнятими рішеннями і відправте на всіх учасників.
  • Аналізуйте продуктивність наради після його завершення. Визначайте помилки і намагайтеся їх не допускати на наступній зустрічі.
  • Намагайтеся привносити щось нове в кожну нараду, щоб працівникам було цікаво на них присутнім. Запитуйте у них, як можна поліпшити нараду.
 

Стоячи, на природі, за 5 хвилин… Нові формати нарад

meeting2СтоячиУ багатьох українських компаніях вже взяли такий метод спілкування зі співробітниками на озброєння. Особливо подібна практика поширена в ІТ-фірмах. Експерти вважають, що такий підхід підвищує продуктивність зустрічей приблизно на 30%. Учасники такої наради більш зосереджені на цілях і результаті.На прогулянціЩе один варіант проведення наради – вийти з учасниками на прогулянку і обговорити необхідні питання в такій неформальній обстановці. Свіже повітря і невимушена атмосфера допомагають у виробленні цікавих ідей.Експрес-мітингиШвидкі наради на робочому місці, в коридорі, не відходячи від обладнання на виробництві також мають місце бути і заслуговують на увагу. Такий формат підходить, якщо потрібно отримати швидку зворотний зв’язок і оперативно прийняти рішення.ВіртуальнеВідмінний варіант для компаній, підрозділи і офіси яких знаходяться в різних містах або країнах, або у яких є віддалені співробітники. Нарада можна провести по скайпу, зібравши біля монітора потрібних учасників. Причому вони можуть перебувати в будь-якій точці світу. У завершенні пропонуємо ознайомитися з невеликою інфографікою про найпоширеніші форми нарад. Для збільшення натисніть на картинку.meeting infografika[contact-form-7 id=”868″ title=”Форма в шапці”]