Реалії сьогодення змушують приділяти все більше уваги правильності кадрового діловодства і ведення кадрового обліку. Більшою мірою це пов’язано з частими перевірками Держпраці і величезними штрафами, як наслідок.
Крім того, багато власників обгрунтовано надають великого значення систематизації бізнес-процесів, тому що це дозволяє чітко і організовано вести справи і оперативно реагувати на будь-які зміни.
Все частіше керівники приходять до розуміння, що недостатньо просто довірити ведення кадрового діловодства бухгалтеру або секретарю, тому що наслідки можуть бути плачевними.
Який же вихід?
- перший — найняти професійного кадровика;
- другий — передати кадрові процеси на аутсорсинг.
І якщо перший варіант за звичкою напрошується сам собою, то переваги другого тільки зараз починають оцінювати керівники і власники компаній.
Що ж таке кадровий аутсорсинг?
Кадровий аутсорсинг — це передача на основі договору всіх або окремих функцій відділу кадрів зовнішнім фахівцям, які професійно займаються кадровим адмініструванням. Простіше кажучи, кадровий аутсорсинг — це віддалений відділ кадрів.
Як синоніми словосполучення «кадровий аутсорсинг» часто можна зустріти «кадровий супровід», «ведення кадрового обліку» або «ведення кадрового діловодства».
У чому переваги кадрового аутсорсингу перед штатним кадровиком?
Істотна економія.
Вартість послуг кадрового аутсорсингу завжди істотно нижче, ніж утримання штатного відділу кадрів або навіть одного кадровика. І справа не тільки в розмірі заробітної плати співробітників кадрової служби, а й у витратах на організацію робочого місця, придбання комп’ютерної та оргтехніки, спеціального програмного забезпечення, канцелярського приладдя (так-так, Ви навіть не уявляєте, скільки «витікає» грошей на папір, папки, конверти, скріпки, ручки і т.і.).Професіоналізм.
Фахівці аутсорсингової компанії мають великий досвід у вирішенні як рутинних, так і нестандартних кадрових задач. Крім того, вони завжди в курсі останніх законодавчих змін і актуальних роз’яснень контролюючих органів.Мінімізація ризиків.
Грамотне ведення кадрового діловодства, дотримання трудового законодавства і своєчасна звітність до контролюючих органів зводять нанівець ризики накладення штрафних санкцій. На даний момент за кожне, на перший погляд «несуттєве», порушення з обліку кадрів передбачений штраф в розмірі мінімальної заробітної плати (а з 01.01.2021 — це 6000 грн.). І це не кажучи про розміри штрафів за неоформлених працівників.Об’єктивність виконавців.
Зовнішні фахівці не пов’язані дружніми стосунками з іншими співробітниками Клієнта. Це дозволяє їм неупереджено вирішувати кадрові завдання виключно в інтересах власника/керівника, знаходити правильні рішення, керуючись законодавчими вимогами і поставленими перед ними завданнями.Ефективність.
З огляду на необхідність ведення кадрового обліку не одного, а одразу декількох підприємств фахівці навчилися ефективно використовувати не тільки свій час і ресурси, але також час і ресурси Клієнта. Більш того, Вам не доведеться платити зарплату штатному співробітникові-кадровику, який не завантажений на 100%, Ви оплачуєте лише фактично надані послуги з аутсорсингу кадрових процесів.Відповідальність виконавця.
З кожним Клієнтом Компанія-аутсорсер укладає договір, який містить не тільки повний перелік прав і обов’язків зовнішнього виконавця, а й матеріальну відповідальність виконавця за можливі помилки.
Ведення кадрового обліку включає в себе ряд розділів:
Робота з підготовки первинних документів кадрового обліку.
- накази з кадрових переміщень (прийом, звільнення, переведення, відпустки та ін.);
- штатний розклад;
- табеля обліку робочого часу, графіки змінності.
Оформлення документів по персоналу.
- оформлення лікарняних листів;
- підготовка довідок з місця роботи (діючим співробітникам і архівних);
- оформлення пакету документів на прийом і звільнення співробітника
Облік персоналу.
- заповнення особистих карток персоналу;
- формування і наповнення особистих справ;
- внесення записів до трудових книжок;
- облік відпусток співробітників;
- реєстрація наказів в журналі;
- облік відряджень;
- облік декретних відпусток.
- Підготовка та подання регламентованої та статистичної звітності (згідно переліку Облстату).
Робота з ризиковими ділянками.
- норматив робочих місць інвалідів та подача звітності;
- дотримання квоти для осіб, що мають доп. гарантії (самотні мами, діти-сироти, особи передпенсійного віку, випускники ВНЗ, які влаштовуються вперше та ін.);
- своєчасне, правильне звільнення;
- подача звітності (терміни, правильність, обсяг);
- дотримання норм трудового законодавства, проф. огляди, мат. відповідальність та ін.;
- захист персональних даних;
- Воєнний облік.
ЗАМОВИТИ КАДРОВИЙ АУТСОРСИНГ
Переваги кадрового аутсорсингу від Global Consulting
- Звернувшись за послугою «Кадровий аутсорсинг» в нашу Компанію в Харкові Ви отримаєте комплексний підхід і налагоджену роботу команди фахівців з різних сфер: кадровики, юристи, бухгалтери, які завжди в курсі всіх нововведень і змін в сфері трудових відносин, що, в свою чергу, дає можливість уникнути неприємностей, пов’язаних з перевірками контролюючих органів.
- При передачі кадрового діловодства від діючих підприємств на аутсорсинг наші фахівці попередньо проведуть оцінку кадрового обліку Вашого підприємства для розуміння обсягів, складності роботи, наявності порушень у веденні обліку, їх критичності і необхідності виправлення. Все це допоможе сформувати підсумкову вартість послуги.
- Формування вартості послуги кадрового аутсорсингу здійснюється виходячи з кількості документів, які необхідно проводити на підприємстві та кількості найманих працівників.
Вартість послуги «Кадровий аутсорсинг»
Пакет Базовий
1500 грн. на місяць – до 10 працівників та не більше 5 рухів по персоналу на місяць.
2500 грн на місяць – від 11 до 20 працівників та не більше 10 рухів по персоналу на місяць.
5000 грн на місяць – від 21 до 35 працівників та не більше 20 рухів по персоналу на місяць.
7500 грн на місяць – від 36 до 50 працівників та не більше 30 рухів по персоналу на місяць.
При чисельності працівників від 50 осіб – вартість послуги договірна.
При більшій кількості рухів по персоналу (за умови неперевищення максимальної кількості осіб в кожній шкалі) – додатково 200 грн. за кожний рух.
Даний пакет включає в себе:
- оформлення наказів по кадрам (прийом, звільнення, переведення, відпустки, заохочення та ін.);
- оформлення заяв співробітників (прийом, звільнення, переведення, відпустки і т.і.);
- заповнення трудових книжок працівників, ведення журналу обліку трудових книжок;
- ведення обліку робочого часу (заповнення табеля ф. П-5);
- ведення штатного розкладу (внесення змін);
- складання графіку відпусток;
- ведення книги обліку наказів;
- формування особистих справ співробітників (в т.ч. заповнення опису, особового листка обліку кадрів та ведення карток П-2);
- видача довідок співробітникам з місця роботи;
- оформлення відряджень (наказ + посвідчення).
Вартість інших послуг не входить до пакету «Базовий» та сплачується додатково
Пакет Військовий облік
!!! Дана послуга надається виключно за умови призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку на підприємстві Клієнта.
Первинна постановка військового обліку – 500 грн. за кожного призовника, військовозобов`язаного або резервіста.
Після постановки військового обліку обслуговування передбачає допомогу відповідальній особі у підготовці/заповненні необхідних поточних документів, а також консультацій по мірі необхідності. Вартість такого обслуговування залежить від обсягу затребуваних послуг та визначається індивідуально..
Даний пакет може розглядатися як окремо, так і в якості доповнення до базового
Даний пакет включає в себе:
- перевірку та аналіз військово-облікових документів;
- оформлення наказів;
- формування списків персонального військового обліку за групами;
- формування відомості оперативного обліку призовників, військозобов’язаних та резервістів;
- оформлення правил військового обліку призовників і військовозобов`язаних, інформаційних листів та звітності;
- консультування відповідального працівника.
Пакет Додатковий
Розробка локальних нормативних актів та іншої документації відповідно до вимог законодавства України та потреб Клієнта:
- розробка Правил внутрішнього трудового розпорядку;
- розробка Колективного договору;
- розробка Положення про преміювання;
- підготовка посадових та робочих інструкцій;
- розробка трудових договорів;
- розробка пакету шаблонів документів для ведення військового обліку;
- розробка Положення про обробку та захист персональних даних;
- розробка Положення про оплату праці;
- розробка Положення про дистанційну роботу;
- інші послуги, що не зазначені у попередніх пакетах
Вартість додаткових послуг договірна.
