Адаптуйся або піди. Як організувати систему адаптації співробітників

Новий співробітник в компанії – це завжди доля ризику. Він може стати першокласним гравцем команди, а може внести деякий дисбаланс в злагоджену роботу. Щоб цього не сталося, і новий працівник максимально просто й ефективно влився в колектив, варто продумати систему адаптації. Що це таке, як організувати цей процес, з чого почати? На ці та інші питання в статті відповідає керівник відділу по роботі з персоналом аудиторсько-консалтингової Корпорації «Глобал Консалтинг» Олена Дем’яненко.

Адаптувати чи ні? Ось у чому питання

Процес побудови адаптації має велике значення, як для фахівця, так і для компанії. Правильно й ефективно організований процес адаптації допомагає повніше розкрити компетенції співробітника й успішно пройти випробувальний термін, який вважається найскладнішим періодом всього адаптаційного процесу. Організовуючи в компанії такий проект, ми, як правило, переслідуємо кілька цілей:

• По-перше, максимально ефективно налагодити взаємодію всієї компанії з новим співробітником,
• По-друге, домогтися повного розуміння ним принципів комунікації між співробітниками, своїх посадових обов’язків, завдань та очікувань керівництва.

  В цілому, весь проект побудови адаптаційного процесу в компанії можна розділити на три етапи. Описуючи кожен з них, потрібно враховувати рівень посади, організаційну структуру компанії, чисельність персоналу, корпоративну культуру та існуючі норми внутрішнього і зовнішнього взаємодії.

Три кроки до успішної адаптації

• Перший етап процесу адаптації починається ще до виходу фахівця на роботу, після всіх етапів співбесід та прийняття рішення про його зарахування в штат.

  В якості зворотнього зв’язку менеджер з персоналу направляє кандидату лист з пропозицією про співпрацю (прийняття на роботу). Лист, як правило, містить назву посади та відділу, рівень підпорядкованості, посадові обов’язки, можливо, постановка завдань на випробувальний термін, структуру доходу майбутнього співробітника (оклад, премії і бонуси), соціальний пакет, що пропонується компанією для даної посади, умови проживання, якщо вступ на посаду має на увазі переїзд, а також дату виходу на роботу. За кілька днів до виходу на роботу починається процес підготовки робочого місця для майбутнього співробітника. Як цей процес відбувається, залежить від компанії. Наприклад, у нас направляється лист на всіх учасників даного процесу (системний адміністратор, офіс-менеджер та ін..) з описом того, що повинно бути на робочому місці нового співробітника: меблі, техніка, програмне забезпечення, які облікові записи створюються, канцтовари, брендові продукти компанії і т.д. Також формується програма адаптації (документ) з термінами проходження «контрольних точок», зустрічей та ознайомлення з регламентами, алгоритмами. Керівник формує в письмовому вигляді список завдань на випробувальний термін.  

• Другий етап починається в перший робочий день.

  Всьому колективу розсилається лист з даними нового співробітника: П.І.Б., фотографія, посада, відділ, номер телефону, адресу електронної пошти, скайп. У цей же день відбувається первинне знайомство нового співробітника з компанією. Проводиться бесіда з описом місії компанії, традицій, історією створення, продукцією (послугами) та її споживачами, корпоративною культурою і політикою роботи з персоналом. Якщо в компанії створена корпоративна книга або відео-презентація компанії, ці матеріали теж демонструються. Також менеджер з персоналу знайомить нового співробітника з інформацією про трудовий розпорядок, режим роботи, організаційну структуру. Якщо в компанії розроблений «Довідник працівника», то він видається разом з посадовою інструкцією, а також проводиться екскурсія офісом. У разі пропускної системи новому фахівцеві оформляється доступ. Суттєвим моментом є підписання документів і регламентів (якщо є), а також надання оригіналів та копій документів нового співробітника. Список документів, які новий співробітник повинен надати:

1. Паспорт
2. Ідентифікаційний податковий номер
3. Диплом
4. Військовий квиток
5. Свідоцтво про шлюб/розлучення
6. Свідоцтво про народження дитини
7. Якщо є оформлене ФО-П, свідоцтво реєстрації та єдиного податку.
8. Заява про прийом на роботу

  Також необхідно підготувати пакет документів, які підписує новий співробітник. Можливий список (залежить від форми власності, норм і стандартів компанії):

1. Угода про нерозголошення конфіденційної інформації
2. Трудовий договір/контракт
3. Угода на обробку персональних даних
4. Бланк особистої інформації
5. Особиста картка
6. Наказ про прийом на роботу
7. Заповнення анкети в банк для видачі зарплатної картки
8. Довіреність на ведення бухгалтерії та здачі звітів (при взаємодії через ФО-П)

 

• На третьому етапі, після підписання та погодження формальностей, до процесу адаптації підключається безпосередній керівник.

  Він вводить у курс справи, знайомить з колективом (це може робити і HR, залежить від корпоративної культури), описує завдання на випробувальний термін і критерії оцінки виконання завдань. Керівник може призначити наставника, який роз’яснить специфіку роботи відділу та проконсультує з поточних питань, скоординує роботу нового співробітника, надасть необхідну підтримку протягом випробувального терміну. Наставником може виступати і сам керівник. Постановка завдань формується в окремому документі. Для оцінки діяльності співробітника після проходження випробувального терміну доцільні регулярні зустрічі з керівником та новеньким, на яких обговорюються поточні завдання та результати діяльності. Раз на тиждень менеджер з персоналу розмовляє з новим співробітником, щоб з’ясувати рівень його задоволеності роботою і взаємодією з колективом: чи збіглися очікування і реальна ситуація. HR відповідає на виникаючі питання співробітника, розповідає про процес комунікації та впровадження в колектив. За кілька днів до закінчення випробувального терміну проводиться підсумкова бесіда зі співробітником, на якій приймається рішення про проходження/непроходження випробувального терміну. Озвучуються сильні/слабкі сторони професійної діяльності, перспективи співробітництва (у разі проходження випробувального терміну). Співробітникові дається для заповнення «Анкета адаптації співробітника» для виявлення задоволеності роботою та з метою удосконалення процесу адаптації в майбутньому. На цьому процес адаптації не закінчується, в середньому він може тривати від 3 місяців до півроку, все залежить від посади і компанії. Не варто забувати про те, що співробітникам потрібно приділяти час завжди і незалежно від того, скільки він з вами: місяць або роки. Адже, будь-яка компанія – це, насамперед, люди і саме від їхньої злагодженої і продуктивної роботи залежить її успішний розвиток і репутація, як роботодавця. Тому правильно адаптуйте ваших співробітників, прислухайтеся до них і намагайтеся створювати максимально прозорі і чесні взаємини. Гарних вам співробітників! [contact-form-7 id=”868″ title=”Форма в шапці”]