У наш час будь-яка сфера діяльності стає практично повністю комп’ютеризованою, і буквально всі операції робляться в електронному вигляді. Це стосується і бухгалтерської звітності. Сьогодні підприємцю або бухгалтеру вже не обов’язково для здачі звітності їхати в контролюючі органи та довго стояти в чергах. Можна здавати звіти, не відходячи від комп’ютера, по електронній пошті.За деякими даними в Україні вже майже 40% підприємців і підприємств використовують електронну звітність. Це значно заощаджує час і сили. Тим більше що і Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачає оправку звітів в контролюючі органи в електронному вигляді. Тож не потрібно їхати в податкову, пенсійний фонд та органи статистики, кілька годин стояти в черзі, щоб здати звіт в паперовому вигляді.
Що ж потрібно для того, щоб приєднатися до числа тих, хто здає звіти, не виходячи з будинку або офісу? Ми розповімо про найголовніші етапи надання звітності в електронному вигляді.
Отримання електронного цифрового підпису (ЕЦП)
Електронний цифровий підпис або електронні ключі – це електронний варіант підпису директора, бухгалтера, а також мокрої печатки для документів.
Отримати ключі можна безкоштовно в податковій за місцем реєстрації. Однак слід пам’ятати, що такі ключі можна використовувати тільки для відправки звіту в податкову, для звітності в інші органи вони не підходять. ЕЦП видають також акредитовані центри сертифікації ключів, такі ключі підходять для будь-якої звітності.
Для отримання ЕЦП необхідно заповнити відповідну заяву, договір і надати комплект необхідних документів. Також при собі вам потрібно мати електронні носії (флешка або CD), на які будуть записані ключі. Якщо ви ФОП і працюєте без печатки, то вам потрібен один електронний підпис. Якщо ви юридична особа, то отримувати ЕЦП потрібно в трьох примірниках: для директора, бухгалтера і для мокрої печатки підприємства.
Ви можете доручити процедуру
отримання електронного цифрового підпису фахівцям, які допоможуть вам у підготовці всього комплекту документів, заповненні всіх заяв та договорів, встановленні та налаштуванні спеціального програмного забезпечення. Вам залишиться тільки отримати готовий сертифікат і згенеровані електронні ключі.
Спеціальне програмне забезпечення для відправки електронної звітності
Електронні звіти формуються і відправляються в спеціальній програмі. Тому після отримання ЕЦП ви повинні отримати і програмне забезпечення для електронної звітності. Є безкоштовні програми, в тому числі і програма, яка розповсюджується податковою, а є й платні варіанти. Який варіант вибрати, залежить від ваших цілей і вимог.
Підписання договору з контролюючим органом
Перш ніж відправляти електронні звіти, потрібно обов’язково укласти договір з контролюючим органом, в який ви відправляєте звіт. Таким чином, ви інформуєте орган про свій намір подавати звіти в електронному вигляді. У податкову потрібно відправити «Договір про визнання електронних документів». Зробити це можна електронкою або за місцем реєстрації на паперовому носії. Для пенсійного фонду відправляється «Картка Приєднання до договору про супровід електронних звітів в системі Подання Електрон звітів до ПФУ».
Формування та відправка звітів
Після того як електронний цифровий підпис отримано, договір з контролюючим органом підписано, можна формувати і відправляти звіти в електронному вигляді. Необхідний звіт потрібно заповнити в програмі, далі накласти електронний цифровий підпис і відправити через Інтернет в потрібний орган. Після відправки вам прийде квитанція 1 про те, що звіт отриманий. Через деякий час (можливо декілька днів) повинна прийти квитанція 2 про те, що звіт прийнятий і заповнений правильно. Якщо у звіті є якісь помилки, вони вказуються у квитанції. Їх потрібно виправити та надіслати звіт повторно.
Тетяна Майорова-Отморська, юрист, начальник відділу реєстрації«Зверніть увагу, що ЕЦП дійсні тільки протягом дії договору – від 1 року до 2-х років. І процедуру отримання електронних ключів потрібно повторювати по закінченню терміну дії договору. Також варто пам’ятати, що при формуванні електронної звітності першим накладається ЕЦП головного бухгалтера, потім – директора і вкінці – ЕЦП мокрої печатки. У випадку з платником податку, в якого немає бухгалтера, першою накладається ЕЦП директора, а потім – печатки. Для ФОП без бухгалтера і печатки – тільки ЕЦП платника податків».
