Як оптимізувати витрати свого бізнесу і щодня контролювати їх, як налагодити ефективну систему управління фінансами, як створити зрозумілу звітність, як побачити результати бізнесу в розрізі всіх напрямків? На ці питання допоможе відповісти постановка управлінського обліку. Сьогодні поговоримо про те, як власнику побудувати ефективну систему звітності в компанії.Система управлінського обліку. Чому виникає необхідність в постановці?
Саме власник є ініціатором постановки управлінського обліку і основним користувачем управлінської звітності на невеликому підприємстві, і без його участі і побажань побудувати якісну звітність не вийде. Коли ж може виникати потреба в постановці управлінського обліку?
Давайте для прикладу розглянемо невелику компанію, яка веде діяльність досить давно. Спочатку було всього 2 співробітника, потім компанія розширилася до 10 осіб. Через якийсь час керівництво вирішило додати новий напрямок діяльності для диверсифікації своїх ризиків. На підприємстві є бухгалтер, регулярно здається звітність.
Однак коли власник починає ставити питання бухгалтеру з приводу показників звітності, бухгалтер просто дає бухгалтерську звітність для самостійного аналізу. А відповісти на питання власника не може.
Найчастіше саме в цей момент керівник і замислюється про створення економічного відділу, фінансовому аутсорсингу або ж про додаткові функції для бухгалтера, щоб ефективно управляти фінансами в компанії і контролювати результати бізнесу.
З чого ж керівнику варто почати постановку управлінського обліку?
Покрокова постановка управлінського обліку
Для початку достатньо ввести 3 звіти:
- баланс,
- звіт про прибутки і збитки,
- звіт про рух грошових коштів.
І ми зараз говоримо саме про управлінської звітності, що не дублює бухгалтерську.
В першу чергу, нам потрібно скласти довідник/класифікатор статей доходів і витрат. Це основні і найважливіші суми отримання і витрачання грошових коштів для бізнесу.
Наприклад, компанія займається торгівлею, тоді статтями витрат будуть: закупівельна вартість товару, транспортні витрати (на доставку від постачальника і доставку клієнту), заробітна плата менеджерів з продажу, податки на заробітну плату та ін. А статті доходів – це, як один з варіантів, просто виручка без поділу на групи товарів, другий варіант – поділ на групи: побутова техніка, будівельні матеріали, меблі; третій варіант – групи, які в разі потреби розкриваються в повну номенклатуру товару. Все залежить від потреб і побажань власника компанії.
По-друге, необхідно оцінити можливість збору необхідної інформації і внести зміни в процедури. Якість і швидкість збору первинної інформації дуже важлива.
По-третє, потрібно визначити принцип розподілу накладних витрат.
По-четверте, потрібно підібрати показники, які будуть сигналізувати про ефективність діяльності.
По-п’яте, варто подбати про єдину базу обліку (бухгалтерського та управлінського), а також про розмежування прав користувачів в ній.
По-шосте, необхідно регламентувати всі правила обліку та механізм контролю їх виконання.
Управлінський облік допомагає враховувати, контролювати і управляти
Організація управлінського обліку не зробить збитковий бізнес прибутковим, але допоможе побачити ясну фінансову картину і відповісти на питання: скільки ви витрачаєте, на що і на чому можна заощадити, на чому ви заробляєте більше і скільки прибутку отримуєте?
І пам’ятайте, що створити систему звітності недостатньо. Необхідно навчити співробітників працювати з нею, вибудувати процеси, налагодити взаємодію з іншими підрозділами.
У власника може бути недостатньо знань для побудови ефективної системи звітності, а хорошого фахівця брати в штат дорого. У цьому випадку можна скористатися послугою фінансового консалтингу, залучити зовнішнього досвідченого фахівця, який порадить і підкаже, як поставити на підприємстві управлінський облік так, щоб він став ефективним менеджерським інструментом для власника.
Вперше створювати систему складно і трудомістким, але добре побудувавши один раз, ви економите час щомісяця і отримуєте потрібну і своєчасну інформацію.
