У наших бізнесменів виробляється гарна звичка – доручати виконання важливих, але безпосередньо не приносячих прибутку функцій, спеціалізованим фірмам. Однак трапляється, що керівники скаржаться на відсутність користі і прямої вигоди від такого «доручення». Чому так буває і як відкрити для себе всі переваги бухгалтерського аутсорсингу? Наші фахівці діляться своїми рекомендаціями.

Аутсорсінгофобія.

Чому “бухгалтерія віддалено” лякає?

Чому деякі бізнесмени досі побоюються аутсорсингу і бояться слідувати своїм західним колегам – віддавати практично всі непрофільні процеси «на сторону»? Причин може бути декілька.
По-перше, як уже згадувалося, може спрацювати невдалий досвід знайомих і колег. «Ну, якщо їм це не принесло користі, значить і нам нема чого робити в аутсорсингу». Так думає власник і вирішує залишити все, як є.
По-друге, дуже сильно впливають сформовані традиції. У нас завжди так було: бухгалтер перебуває у штаті, що називається, під боком у керівника. Всі звіти та конфіденційна інформація теж поруч, можна все легко проконтролювати. Так надійніше і спокійніше. Але чи вигідніше з точки зору оптимізації праці і витрат?
По-третє, якщо бухгалтер в штаті, його можна довантажити ще якою-небудь роботою, що виходить за рамки його обов’язків. Однак це може загрожувати зниженням якості його роботи. Плюс він може просто не володіти питанням в достатньому обсязі, щоб результативно впоратися з поставленим завданням.

Чек-лист. Чи готові ви до аутсорсингу?

Чи можна заздалегідь зрозуміти, чи принесе бухгалтерський аутсорсинг Вам користь? Без експертного аналізу документообігу та детального прорахунку витрат, звичайно, це зробити складно. Але для приблизної оцінки, чи підійде Вам такий формат організації бухгалтерського обліку, Ви можете скористатися нашим чек-листом. Звіривши себе з цими твердженнями, Ви приблизно зрозумієте, чи готова ваша компанія до аутсорсингу бухгалтерських функцій.

1. Ви вважаєте, що сили і ресурси більш пріоритетно витрачати на прибуткові бізнес-процеси, тобто на ті функції, які генерують ваш дохід.
2. Ви – зростаюча компанія. У вас невеликий документообіг. Завантажити штатного бухгалтера по повній програмі не завжди виходить.
3. Ви вже використовуєте формат аутсорсингу для інших процесів компанії, наприклад, маркетингового супроводу, юридичних послуг, ІТ-обслуговуванняі т.і.
4. Ви звикли бути в тренді. Ви застосовуєте останні фішки і сучасні інструменти для організації бізнесу і управління компанією.
5. Ви приділяєте велику увагу оптимізації ресурсів і роботи співробітників.
6. Ви вже «обпеклися» одного разу, працюючи з недобросовісним бухгалтером-надомником.
7. Вам складно мотивувати співробітників бухгалтерії.

Якщо Ви погодилися з усіма пунктами, то, швидше за все, Вам підійде формат аутсорсингу бухгалтерського обліку. Якщо ж Ваша думка розходиться з більшістю тверджень, то поки Вам зарано переводити бухгалтерську функцію в режим аутсорсингу. Але можливо, таке ставлення зміниться, якщо Ви прислухаєтеся до рекомендацій наших фахівців.

І тепер, власне, фішки від наших експертів про те, як отримати максимальну користь від аутсорсингу бухгалтерських функцій.

1. А чи не порахувати нам?

Перше, що потрібно зробити для максимальної користі від аутсорсингу – детально прорахувати вартість варіантів організації бухгалтерії: фахівці в штаті чи ведення податкового та бухгалтерського обліку сторонньою фірмою.
У першому випадку вам потрібно врахувати всі можливі витрати, пов’язані з утриманням власного штату. Це зарплата, податки, обладнання робочих місць, канцелярське приладдя, соціальні виплати, відрядження, витрати на підвищення кваліфікації, купівлю ліцензійного програмного забезпечення і т.і.
У разі аутсорсингу, як правило, компанії платять фіксовану щомісячну суму за послуги бухгалтерських фірм. Плюс у клієнтів, які знаходяться на загальній системі оподаткування, є можливість віднести суму, витрачену на аутсорсингові послуги, в статтю витрат і таким чином трохи знизити податок на прибуток.
Обмірковуючи обидва варіанти розглядайте не тільки те, що ви набуваєте в кожному випадку, але і те, що ви втрачаєте. Зважте всі нюанси, плюси і мінуси.

2. Робіть вибір, панове

Запорука успішного співробітництва з аутсорсинговою бухгалтерською фірмою і отримання користі від такої взаємодії – сумлінний, відповідальний, чесний провайдер. Тому ретельно обиорайте бухгалтерську фірму, яка буде надавати Вам послуги бухгалтерського обліку. Наші експерти радять, в першу чергу, звертати увагу на кваліфікацію фахівців. Як правило, зайшовши на сайт компанії вже можна отримати необхідну інформацію про рівень знань, їх досвід і т.і.. Компанії зазвичай детально розписують професійний рівень своїх фахівців, їх освіту, наявність додаткових сертифікатів, статусів і т.і. Ще один спосіб перевірити кваліфікацію потенційних партнерів – запросити рекомендації від їхніх Клієнтів.
«Більш детально про того чи іншого постачальника можна дізнатися з індивідуальних зустрічей, в ході яких є можливість задати всі питання і негайно отримати аргументовані відповіді. І не забувайте, що ціна повинна бути рівна якості і навпаки. Краще не гнатися за дешевизною, оскільки «скупий платить двічі», – радить керівник відділу аутсорсингу Корпорації «Глобал Консалтинг» Наталія Мормуль.

3. Договір – всьому голова

Велике значення в ефективній передачі бухгалтерії на аутсорсинг грає договір. Він – своєрідна гарантія і офіційний захист ваших прав. Приділіть йому максимум уваги. Що конкретно потрібно врахувати? Наталія Мормуль пояснює: «При укладенні договору необхідно детально вивчити обов’язки і відповідальність обох сторін. З’ясувати, що мається на увазі під «форс-мажорними обставинами». Передбачити умови конфіденційності для кожної зі сторін договору. І нарешті, найголовніше – уточнити, в якому розмірі Виконавець несе пряму матеріальну відповідальність перед Замовником у разі неналежного виконання першим договірних відносин».
Давайте зупинимося більш детально на правах та обов’язках сторін.
Наш експерт роз’яснює, що обов’язково має входити в ці пункти і на що потрібно звертати особливу увагу: «В обов’язки Замовника входить дотримання термінів надання первинних документів, а в обов’язки Виконавця – своєчасне закриття та подача бухгалтерської та податкової звітності до контролюючих органів, надання Замовнику даних про розмір обов’язкових податків і платежів.
Замовник в рамках договірних відносин зобов’язаний своєчасно оплачувати послуги Виконавця, щоб уникнути дострокового розірвання договору останнім, а Виконавець, в свою чергу, зобов’язаний своєчасно подавати звітність до контролюючих органів на підставі достовірних даних.
На всіх етапах роботи з Замовником Виконавець зобов’язаний супроводжувати всілякі перевірки з боку контролюючих органів, щоб Замовник відчував себе захищено і комфортно при отриманні послуг бухгалтерського аутсорсингу».

4. Тримайте зв’язок

Одразу обговоріть з вашим провайдером систему зворотного зв’язку. Домовтеся, як, коли, в якому вигляді Ви будете отримувати звіти про стан вашого обліку, про виконану роботу і т.і. Так Ви будете контролювати процес, володіти актуальною інформацією про те, як йдуть справи. І будете спокійні.

5. Знати в обличчя

Найкраще – особисто познайомитися з фахівцями, які вас обслуговують. Це допоможе Вам налагодити контакт, встановити довірчі відносини з виконавцем. А якщо фахівець Вас чимось не влаштує, Ви завжди можете попросити його замінити.

6. Технологічна підкованість

Дізнайтеся у майбутнього провайдера, які технології він використовує в роботі. Нехай він детально розповість, яке ПЗ буде використовувати, яким чином буде будуватися робота і т.і..

7. Головне – тандем

Узагальнюючи все вищезазначене Наталія Мормуль радить: «Якщо між замовником і виконавцем буде «тандем» в роботі, повне взаєморозуміння і співпраця для загального блага і успішного розвитку бізнесу Клієнта, то результат не змусить себе чекати, і вигода від роботи бухгалтерського аутсорсингу не залишиться непомітною і невідчутною. Говорячи про наш досвід, то всі плюси від співпраці з аутсорсинговою фірмою клієнти відзначають в перші місяці обслуговування».

Якщо у Вас залишилися питання, Ви хочете більш детально прорахувати вартість бухгалтерського аутсорсингу для вашої компанії – звертайтеся до наших фахівців. Будемо раді допомогти вам відчути всі переваги бухгалтерії на аутсорсингу.